Requisição de compra

A forma de requisição de compra É o documento gerado por um departamento de usuário ou pelo pessoal do armazém para notificar o departamento de compras dos itens necessários para solicitar, o valor e o prazo de entrega. A compra em uma empresa começa com a coleta de requisitos.

Depois que eles compilam, o departamento de compras deve ser informado. A requisição de compra é o documento que conterá a lista desses requisitos. Para evitar alguma fraude, os gerentes dos departamentos geralmente não podem fazer pedidos diretamente aos fornecedores ou comprar em nome da empresa.

Em vez disso, o que realmente faz pedidos a fornecedores externos é um departamento diferente chamado departamento de compra. Os gerentes dos diferentes departamentos usam os formulários de requisição de compra para informar a este departamento quais materiais são necessários para adquirir.

As requisições de compra e pedidos de compra são documentos -chave no processo de aquisição dos itens que a empresa precisa para sua operação, padronizando a interna e externamente.

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Pessoal

Os principais pontos da requisição de compra são os seguintes:

• É uma solicitação feita ao departamento de compras para adquirir uma certa lista de materiais.
• Precisa da aprovação da organização de compras.
• É um documento interno; isto é, permanece dentro da organização.

Uma requisição de compra pode ser criada para os seguintes tipos de suprimento:

Padrão

Para obter fornecedores fornecedores e materiais, tanto para processos produtivos quanto artigos de escritório consumíveis e outros ativos.

Terceirização

Para fornecer matéria -prima a um fornecedor e obter um produto acabado.

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Consignação

Obtenção de material que é salvo nas instalações da empresa e paga o fornecedor por isso.

TransfEndex de inventário

Para obter materiais de outro departamento ou área que esteja dentro da mesma organização.

Serviço externo

Para obter os serviços de um fornecedor externo, como realizar trabalhos de manutenção de plantas.

Como elaborado?

Os componentes básicos que compõem uma requisição de compra são:

- Número de requisição, que permite a identificação do documento. Deve ser pré-impressa.

- Departamento de Requerentes.

- Data da requisição e data de entrega solicitada.

- Nome da pessoa que prepara a requisição e a assinatura da pessoa que executa a autorização correspondente.

- Os artigos solicitados devem ser descritos em detalhes, para evitar dados imprecisos. A quantidade deve ser exata; É muito importante colocar a unidade necessária (quilos, litros, unidades, etc.).

- Assinatura do gerente do departamento de compras que aprova ou não a compra.

- Se os fornecedores já foram solicitados, eles devem ser anexados ao requisito.

Processo de requisição de compra

O processo de requisição de compra é usado pelas organizações para executar e monitorar pedidos de fornecimento. Isso pode ser de qualquer coisa: de matéria -prima a móveis de escritório e mais.

Quando um gerente de departamento considera que os materiais estão esgotados, preencha o formulário de requisição de compra, que inclui os campos mencionados acima mencionados.

Uma requisição de compra é o formulário que um departamento da empresa envia para o departamento de compras, listando os itens que você deseja ser solicitado de um fornecedor externo.

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Esse processo permite que os usuários façam um pedido, recebam a aprovação do supervisor e, mais importante, permitem que os fornecedores externos apresentem contribuições de preços.

Quando o gerente de compras recebe a requisição de compra nesse processo, ele pode revisar todas as informações enviadas pelo usuário de origem. O gerente simplesmente seleciona se a requisição é aprovada ou não.

Se não for aprovado, há uma imagem para poder colocar o motivo da decisão e o departamento solicitante será informado sobre esta decisão. No entanto, se o gerente der sua aprovação, o próximo passo será solicitar contribuição aos fornecedores.

Importância

O processo de compra começa

De tempos em tempos, os departamentos de uma empresa precisarão de materiais; A requisição de compra começa o processo de compra. O departamento de compras agirá de acordo com a solidez do documento.

Se houver algum problema, o documento ajudará um departamento solicitando suprimentos com uma certa comunicação.

É uma ferramenta de controle

Onde não há controles apropriados, a equipe pode se envolver em fraudes, pois podem solicitar materiais para uso pessoal.

Com uma requisição de compra, existem medidas estabelecidas para garantir que nenhuma fraude seja praticada. O aplicativo deve passar por várias mãos para garantir sua precisão e necessidade.

Proteger o negócio

Com as ordens de requisição implementadas, as possibilidades de fraude são evitadas. Os ativos da empresa também estão protegidos.

Centralização do processo de compra

Quando uma organização exige que todas as requisições sejam realizadas centralmente através do departamento de compras, é fácil gerenciar todo o processo.

Os compradores também se beneficiam, pois agora podem agrupar compras e aproveitar o poder de compra da organização para negociar melhores termos.

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Exemplos

Exemplo 1

Não. de requisição: 00455

Data: 15 de maio de 2018

Nome da direita: Annaliese Corvo

Posição: Supervisor de Treinamento

Departamento: Treinamento de Pessoal

Razão do requisito: Os seguintes artigos devem ser usados ​​no curso de treinamento "Garantia da qualidade", que será emitida durante a semana de 16 de julho de 2018.

- 01 Caso de marcador para rotafolio.

- 12 lápis.

- 01 rotafolio com 20 folhas brancas: 1 metro de largura x 1,5 metros de comprimento.

- 12 cadernos de linha simples de tamanho normal.

- 06 Marcadores coloridos para ardósia.

- 12 borracha para apagar.

- 12 canetas de tinta azul.

2 contribuições recebidas de fornecedores de artigos de papelaria estão anexadas.

Autorizado por: Alberto Moreno

Posição: Gerente de Recursos Humanos

Gestão de Recursos Humanos

Exemplo 2

O departamento de produção de confecção Tely, S.PARA. Você precisa solicitar diferentes materiais e preencher o formulário de requisição de compra. Este formulário notifica o departamento de compras de que esses suprimentos são necessários.

O departamento de compras pode aprovar ou negar a requisição recebida. Se aprovado, um pedido de compra será criado.

O pedido de compra é enviado ao fornecedor para comprar os produtos. O fornecedor produz e entrega os produtos com uma fatura.

O departamento de recepção recebe os produtos e entrega o relatório de recepção ao departamento de contabilidade.

Se todos os documentos estiverem satisfeitos, a área contábil emite o caixa da fatura, indicando que o pagamento ao fornecedor pode ser feito.