Princípios de controle da empresa

Quais são os princípios de controle?

O Princípios de controle de uma empresa Esses são os regulamentos que exigem a existência de procedimentos e processos estabelecidos em sistemas contábeis para ajudar os gerentes a supervisionar e regular as atividades comerciais, garantindo assim que os ativos da empresa sejam protegidos.

O objetivo dos princípios de controle é garantir que o sistema contábil funcione corretamente e que os eventos de negócios sejam registrados com precisão. Obviamente, os gerentes não podem supervisionar todos os funcionários, então existe a possibilidade de que alguns erros ocorram ou que alguma fraude ocorra.

Para identificar e estabelecer controles eficazes, a gerência deve avaliar continuamente o risco, supervisionar a implementação do controle e modificar os controles conforme necessário.

Ter essa função comercial essencial fornece segurança razoável, reduzindo a probabilidade de erros e proteger os ativos da organização. Devido à sua importância, as empresas devem considerar os princípios fundamentais de controle.

Quais são os princípios de controle?

1. Ambiente de controle

O estilo de gerenciamento e as expectativas dos gerentes de alto nível, em particular suas políticas de controle, determinam o ambiente de controle.

Em um ambiente de controle, há uma supervisão adicional feita por um comitê de gestão, que garante que haja integridade administrativa, valores éticos, uma estrutura organizacional bem definida e funcionários competentes e confiáveis, atribuindo autoridade e responsabilidades.

2. Atividades de controle

São políticas e procedimentos específicos que a administração usa para alcançar seus objetivos. Isso inclui o seguinte:

Separação de tarefas

Requer que pessoas diferentes sejam designadas para executar diferentes tarefas em atividades relacionadas, em particular aquelas que envolvem a autorização, custódia ou manutenção de registros.

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Ao exigir que pessoas diferentes façam essas funções, um sistema de controle equilibrado é criado.

Aprovação de transações e atividades

Ajuda a garantir que todas as atividades da empresa cumpram as políticas e diretrizes estabelecidas.

Exigir que certos gerentes aprove certos tipos de transações adicionam um compromisso adicional aos registros contábeis, demonstrando que as transações foram analisadas e aprovadas pela autoridade correspondente.

Padronização de documentos

Inclui a criação de faturas e outros documentos fáceis -usados ​​e suficiente.

A padronização facilita a revisão de registros antigos, buscando a origem de alguma discrepância no sistema. A falta de padronização pode fazer com que alguns elementos sejam negligenciados ou incompreendidos nesta revisão.

Controles físicos e de acesso em ativos e registros

São controles eletrônicos ou mecânicos (cofres, cartões de identificação, cercas, caixas de caixa, câmeras de vídeo, bloqueios) ou controles de computador, relacionados a privilégios de acesso ou procedimentos de suporte e recuperação estabelecidos.

A tecnologia geralmente pode chegar onde as pessoas não podem e podem estar no trabalho 24 horas por dia sem a necessidade de pagamento adicional.

Controle o acesso a um sistema contábil através de senhas, bloqueios e registros de acesso eletrônico mantém usuários não autorizados fora do sistema, assim como fornece uma maneira de auditar o uso do sistema para identificar erros de erros.

Revisões independentes

As empresas devem revisar periodicamente seus sistemas de controle. Isso deve fazer uma pessoa que não fez nenhuma parte do trabalho que será verificado.

Essas revisões ajudam a garantir a confiabilidade das informações contábeis e a eficiência das operações.

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Atribuição de responsabilidades

A empresa deve estabelecer claramente responsabilidades. Atribuir responsabilidades específicas às pessoas garantem que elas entendam qual é a sua função para manter o controle.

Se alguma responsabilidade for óbvia, um sistema de controle eficaz deixará claro quem não está fazendo uma tarefa designada.

Exemplos

Todos esses controles atendem aos objetivos do princípio de controle. Depois que os controles estão andando, os gerentes não precisam supervisionar a atividade de cada funcionário. Eles podem revisar periodicamente os controles para garantir que eles funcionem corretamente e se concentrarem no gerenciamento de negócios.

Separação de tarefas

É um bom controle garantir que as funções de manutenção de registros sejam separadas do gerenciamento real de caixa.

Por esse motivo, o caixa é responsável por cobrar clientes em dinheiro, com a possibilidade de depositá -lo no banco, e o departamento de contabilidade é responsável por registrar esses recibos de caixa e fazer reconciliações bancárias.

Dessa forma, uma única pessoa não pode pegar o dinheiro do cliente e desviar -o e depois encobrir contabilidade fraudulenta.

Se duas pessoas fazem essas obras, a única maneira de a fraude funcionar é se cada pessoa está em cumplicidade com a outra. Obviamente, dois funcionários cúmplices são muito menos propensos do que um único funcionário que rouba.

Aprovações

A aprovação exigente para fazer pagamentos de despesas volumosas pode impedir que funcionários inescrupulosos façam grandes transações fraudulentas com os fundos da empresa.

Uma lista de preços oficial serve como uma aprovação ao pessoal de vendas para vender com esses preços. Além disso, pode haver um controle que permita ao gerente de vendas autorizar mudanças razoáveis ​​na lista de preços.

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Pessoal e rotação de férias

A rotação obrigatória dos funcionários ou o período de férias são implementados para detectar esquemas fraudulentos, onde é necessário ter um sistema usual para mantê -lo.

Se o contador mudar de responsabilidade a cada dois meses, uma pessoa não poderá executar um sistema falso de forma consistente.

Auditorias físicas

As auditorias físicas incluem a contagem manual de dinheiro e qualquer outro ativo físico registrado no sistema contábil, como inventários.

A contagem física pode revelar discrepâncias ocultas nos saldos de contas, ignorando completamente os registros eletrônicos. A contagem de dinheiro nos pontos de venda pode ser feita diariamente ou mesmo várias vezes por dia.

Os maiores projetos, como inventário físico, devem ser realizados com menos frequência, talvez anualmente ou trimestral.

Conciliações contábeis periódicas

Eles garantem que os saldos do sistema contábil coincidam com os saldos das contas de outras entidades, como bancos, fornecedores e clientes.

As diferenças encontradas entre esses tipos de contas complementares podem revelar discrepâncias em suas próprias contas, ou que os erros se originam nas outras entidades.

Controles automatizados

Eles são provavelmente os controles internos mais comuns porque não apenas protegem a empresa, mas também aumentam sua eficiência.

Os relógios de tempo automatizados são um bom exemplo. Os funcionários verificam esses relógios quando chegarem e verificam no final do dia.

O relógio de tempo automatizado elimina a possibilidade de que os funcionários trapaceiam com o horário de trabalho.