Controle contábil interno

O que é controle contábil interno?

Ele Controle contábil interno Ele abrange os métodos implementados por uma empresa para garantir a integridade das informações financeiras e contábeis, cumprir os objetivos operacionais e de lucratividade e transmitir políticas de gerenciamento em toda a organização. Isso se sobrepõe aos procedimentos operacionais normais de uma empresa.

Essa sobreposição responde à intenção de proteger os ativos, minimizar erros e garantir que as operações sejam realizadas de maneira aprovada. Não há sistemas de controle interno idênticos, mas muitas filosofias controladas em relação à integridade financeira e práticas contábeis tornaram -se práticas de gerenciamento padrão.

O controle interno tem um preço, que é que as atividades de controle geralmente interrompem o fluxo natural dos processos de uma empresa, o que pode reduzir sua eficiência geral. Um conceito -chave é que mesmo o sistema de controle interno mais completo não eliminará completamente o risco de fraude ou erro.

Sempre haverá alguns incidentes, geralmente devido a circunstâncias imprevistas ou a um esforço excessivamente determinado de alguém que quer cometer fraude.

Elementos do controle contábil interno

Separação de tarefas

A separação de funções implica dividir a responsabilidade de contabilidade, depósitos, a apresentação dos relatórios e a auditoria. Deveres adicionais são separados, há menos possibilidades que um único funcionário comete atos fraudulentos.

Para pequenas empresas com apenas alguns funcionários da contabilidade, compartilham responsabilidades entre duas ou mais pessoas ou exigem que as tarefas críticas sejam revisadas pelos trabalhadores que podem servir para o mesmo propósito.

Controles de acesso

Controle o acesso a diferentes partes de um sistema contábil através de senhas, bloqueios e registros de acesso eletrônico pode manter os usuários não autorizados fora do sistema.

Além disso, fornece uma maneira de auditar o uso do sistema para identificar a fonte de erros ou discrepâncias.

Auditorias físicas

As auditorias físicas incluem a contagem manual de dinheiro e qualquer ativo físico registrado no sistema contábil; Por exemplo, inventários, materiais e ferramentas.

A contagem física pode revelar discrepâncias bem -sucedidas nos saldos das contas, que são negligenciadas em registros eletrônicos.

A contagem de dinheiro nos pontos de venda pode ser feita diariamente ou mesmo várias vezes por dia. Os maiores projetos, como a contagem manual do inventário, devem ser realizados com menos frequência, talvez trimestralmente.

Documentação padronizada

A padronização dos documentos usados ​​para transações financeiras - como faturas, requisições internas de materiais, recebimentos de inventário e relatórios de despesas de viagem - pode ajudar a manter a consistência na manutenção de registros ao longo do tempo.

O uso de formatos de documentos padrão pode facilitar a revisão dos registros do passado, procurando a origem de alguma discrepância no sistema. A falta de padronização pode fazer com que os elementos sejam negligenciados ou incompreendidos na referida revisão.

Saldos de teste

O uso de um sistema de contabilidade de entrada dupla acrescenta confiabilidade, garantindo que os livros sejam sempre equilibrados. Mesmo assim, os erros podem deixar o sistema fora de equilíbrio em um determinado momento.

O cálculo dos saldos diários ou semanais de teste pode fornecer informações periódicas sobre o status do sistema. Isso permite descobrir e investigar discrepâncias o mais rápido possível.

Conciliações periódicas

As reconciliações contábeis podem garantir que os saldos do sistema contábil coincidam com os saldos de outras entidades, como bancos, fornecedores e clientes a crédito.

Por exemplo, uma reconciliação bancária implica comparar saldos de caixa e depósitos e registros de recebimentos entre o sistema contábil e os estados da conta bancária.

As diferenças entre esses tipos de contas complementares podem revelar erros ou discrepâncias nas próprias contas. Eles também podem demonstrar que os erros podem se originar nas outras entidades.

Autoridade para aprovação

Exigir que gerentes específicos autorizem certos tipos de transações podem adicionar uma camada de responsabilidade aos registros contábeis. Assim, é demonstrado que as transações foram vistas, analisadas e aprovadas pelas autoridades correspondentes.

A aprovação exigente para poder fazer grandes despesas e pagamentos impede que funcionários inescrupulosos executem grandes transações fraudulentas com os fundos da empresa.

Metas

Salvaguardar os ativos da empresa

Controles internos bem projetados protegem os ativos de perda. A perda pode ser uma perda acidental, que ocorre com erros honestos cometidos por pessoas. Também pode ser uma perda intencional, resultante de atividades fraudulentas intencionais.

Garanta a confiabilidade e a integridade das informações financeiras

Os controles internos garantem que a gerência tenha informações precisas, oportunas e completas - incluindo registros contábeis - para planejar, controlar e relatar operações comerciais.

Garantir conformidade com as leis

Os controles internos ajudam a garantir que a empresa cumpra as inúmeras leis e regulamentos nacionais, estaduais e locais que afetam as operações comerciais.

Promover operações eficientes e eficazes

Os controles internos fornecem um ambiente no qual gerentes e funcionários podem maximizar a eficiência e a eficácia das operações.

Conformidade com objetivos e objetivos

O sistema de controle interno fornece um mecanismo para a administração supervisionar a consecução das metas e objetivos operacionais.

Exemplo

Os ativos líquidos sempre precisam de mais proteção do que os ativos não líquidos, porque são mais fáceis de roubar; Por exemplo, pegue dinheiro.

O dinheiro é o ativo mais líquido e pode ser facilmente roubado por qualquer funcionário que lida com isso. Para proteger o dinheiro da empresa é que controles internos especiais são implementados.

O controle de separação de tarefas internas é frequentemente usado com dinheiro. Esse controle exige que a pessoa que recebe o dinheiro do cliente e a pessoa que registra o recibo de dinheiro no sistema contábil nunca é o mesmo funcionário.

De fato, alguns sistemas de controle interno vão um passo adiante e exigem que um funcionário cobre o dinheiro, outro para depositá -lo no banco e um diferente o registrou no sistema de contabilidade.

Ao segmentar as funções de cada funcionário, nenhuma pessoa pode receber o dinheiro, depositá -lo e registrar a venda em contabilidade. Isso impede a fraude, porque assim uma pessoa não pode fazer parte do dinheiro cobrado e registrar uma quantia menor do recibo de dinheiro no sistema contábil.