Administração do projeto O que é, fases, objetivos, exemplos

O administração de projetos é cumprir com o exercício do início, planejamento, execução, controle e fechamento do trabalho de uma equipe, a fim de satisfazer razões concretas de sucesso e alcançar objetivos específicos no momento indicado. Portanto, é a aplicação de habilidades, técnicas, conhecimentos e ferramentas para programar atividades que atendam aos requisitos de um projeto.

Um projeto é um trabalho transitório projetado para gerar um resultado, serviço ou produto exclusivo, com um início e terminação definidos, que são realizados para alcançar objetivos e objetivos notáveis, para geralmente alcançar valor agregado ou uma mudança benéfica.

A qualidade temporal dos projetos discorda das operações de rotina do negócio, que são atividades iterativas, semi -permanentes ou permanentes, para produzir serviços ou produtos ou produtos.

Não ter um processo para administrar projetos pode resultar em perda de tempo, perda de dinheiro e mau desempenho.

Fases do gerenciamento de projetos

Iniciação

A fase de iniciação determina a natureza e o escopo do projeto. O ambiente de negócios precisa ser entendido e também garantir que os controles necessários sejam incorporados ao projeto.

Os documentos de iniciação do projeto são uma série de escritos usados ​​para criar um regulamento durante a duração do projeto. Esses incluem:

- Proposta de projeto: idéia por trás do projeto, objetivo geral, duração.

- Escopo do projeto: Gerenciamento e monitoramento do projeto.

- Estrutura de quebra de trabalho: uma escala do trabalho a ser realizado, mesmo as tarefas diárias.

- Matriz de alocação de responsabilidade: funções e responsabilidades alinhadas com os resultados.

- Análise das necessidades e requisitos de negócios contra objetivos mensuráveis.

- Revisão das operações atuais.

- Carta do projeto, incluindo custos, tarefas, entregas e horários.

Planejamento

O principal objetivo é planejar adequadamente o tempo, os custos e os recursos para estimar o trabalho necessário e, assim, gerenciar efetivamente o risco durante a execução do projeto. Consiste em determinar a metodologia para seguir o gerenciamento de projetos.

- Identifique as entregas e crie as estruturas de quebrantamento do trabalho.

- Identifique as atividades necessárias para concluir essas entregas e, assim, conectar essas atividades com uma sequência lógica.

- Estime a exigência de recursos para atividades.

- Estimar o tempo e o custo das atividades.

- Programação de desenvolvimento e orçamento.

- Planejamento de riscos.

- Obter aprovação formal para começar a trabalhar.

Execução

Durante a execução, você deve saber quais são os prazos planejados que devem ser executados. A fase de execução garante que as entregas do plano de administração do projeto sejam feitas de acordo.

Pode atendê -lo: Tamanhos de negócios: Classificação e características (exemplos)

Esta fase implica a alocação, coordenação e gerenciamento apropriados de recursos humanos e qualquer outro recurso, como materiais e orçamentos. O resultado desta fase são as entregas do projeto.

Documentação do projeto

Para manter o orçamento, escopo, eficácia e ritmo, um projeto deve ter documentos físicos relacionados a cada tarefa específica.

Com a documentação correta, é fácil ver se os requisitos de um projeto são atendidos ou não. A documentação fornece informações sobre o que já foi concluído para esse projeto.

Se feito corretamente, a documentação pode ser a espinha dorsal do sucesso de um projeto.

Monitoramento e controle

Consiste nos processos que são realizados para observar a execução do projeto, a fim de poder identificar possíveis problemas em tempo hábil e medidas corretivas podem ser tomadas quando necessário, para controlar a execução do projeto.

O desempenho do projeto é observado e medido para identificar variações no plano de gerenciamento do projeto.

Ele também fornece feedback entre as diferentes fases do projeto, a fim de implementar ações preventivas ou corretivas para atender ao plano de gerenciamento do projeto.

Fechamento

Contém o fim formal do projeto e sua aceitação. As atividades administrativas incluem documentação das lições aprendidas. Consiste em terminar todas as atividades de todo o conjunto de processos para fechar formalmente o projeto.

A revisão subsequente da execução também está incluída nesta fase. Esta é uma fase vital para a equipe do projeto aprender com as experiências e aplicá -la em projetos futuros.

Coisas que funcionaram bem e analisaram as coisas que não funcionaram para gerar lições aprendidas devem ser observadas no projeto.

Objetivos da administração do projeto

O objetivo do gerenciamento de projetos é realizar um projeto completo que atenda aos objetivos do cliente.

Desenvolver com sucesso as fases do projeto

Um projeto, independentemente de seu tamanho, geralmente envolve cinco fases distintas de igual importância: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, fechamento.

Desenvolvimento e execução sem problemas e sem interrupções de todas as fases anteriores garantem o sucesso de um projeto.

Comunicar com eficiência

Sempre deve -se levar em consideração que o sucesso ou o fracasso de um projeto depende em grande parte do trabalho em equipe. Portanto, a chave do sucesso está sempre em colaboração.

Pode atendê -lo: modos de desenvolvimento

Para esse fim, estabelecer uma boa comunicação é de grande importância. Por um lado, as informações devem ser articuladas de forma clara e completa, para que todos entendam totalmente. Por outro lado, você deve ter a capacidade de ouvir e receber comentários construtivos.

Alcançar o principal objetivo do projeto

O principal objetivo do projeto dentro do tempo estimado deve ser concluído, com a qualidade esperada e dentro do orçamento considerado.

Otimize as entradas necessárias e sua aplicação para atender aos objetivos predefinidos do projeto é um problema em que sempre há um espaço de melhoria.

Todos os processos e procedimentos podem ser reformados e atualizados para melhorar a sustentabilidade de um projeto e também para direcionar a equipe através do processo de mudança estratégica.

Produzir um projeto que segue os clientes do cliente

Isso pode significar que a visão do cliente é necessária e a reforma.

Satisfazer as expectativas dos clientes e mantê -lo feliz não apenas leva a uma colaboração bem -sucedida, o que pode ajudar a eliminar surpresas durante a execução do projeto, mas também garante a sustentabilidade no futuro.

Vantagens do gerenciamento de projetos

A principal vantagem do gerenciamento de projetos é que ele ajuda a gerenciar projetos de maneira eficaz. Isso permite resolver problemas mais rapidamente.

Maior eficiência na prestação de serviços

O gerenciamento de projetos fornece um roteiro que é facilmente seguido e leva à conclusão do projeto. Depois de saber onde evitar buracos, é lógico pensar que você trabalhará de maneira mais inteligente e eficiente.

Satisfação do cliente

Sempre que um projeto é concluído no prazo e abaixo do orçamento, o cliente sai feliz. E um cliente feliz é alguém que vai olhar novamente.

A administração inteligente do projeto fornece as ferramentas que permitem que esse relacionamento com o cliente/administrador continue.

Maior eficácia na prestação de serviços

As mesmas estratégias que permitiram concluir com sucesso um projeto também servirão muitas vezes para outros projetos.

Melhora o crescimento e o desenvolvimento do equipamento

Resultados positivos não apenas geram respeito, mas geralmente inspiram a equipe do projeto a continuar procurando maneiras de executar com mais eficiência.

Pode atendê -lo: Departamento de Produção

Maior flexibilidade

Talvez um dos maiores benefícios do gerenciamento de projetos seja que ele permite flexibilidade. Uma administração segura do projeto permite atrair a estratégia a ser realizada para que o projeto seja concluído.

No entanto, a beleza dessa organização é que, se uma trajetória mais inteligente é descoberta, ela pode ser tomada. Para muitas empresas pequenas e médias, apenas isso vale o preço de admissão.

Avaliação de risco aumentada

Quando todos os jogadores estiverem alinhados e a estratégia está em seu lugar, os riscos potenciais saltam para dar um tapa.

A administração do projeto fornece uma bandeira vermelha no momento certo: antes de começar a trabalhar no final do projeto.

Exemplos de gerenciamento de projetos

linhas Aéreas americanas

A fusão da American Airlines com a US Airways criou uma sobreposição de tecnologia e programas. Eles sabiam que as planilhas não eram suficientes para gerenciar recursos e projetos complexos.

Para ganhar visibilidade nas prioridades divisionais e globais mais amplas, eles começaram a usar o gerenciamento de projetos para entrada de pessoal, gerenciamento de recursos e planejamento de capacidade.

Como resultado, a companhia aérea passou de capitalizar suas informações sobre tecnologia da informação de 10% a 20%. Isso é equivalente a um impacto positivo líquido de vários milhões de dólares em seu balanço patrimonial.

Agora, eles têm acesso a dados mais confiáveis ​​e melhores para tomar decisões críticas sobre projetos e recursos.

Royal Bank

O Royal Bank of Scotland precisava implementar dados consistentes e confiáveis ​​para informar as decisões financeiras e de recursos. Portanto, eles escolheram o gerenciamento de projetos para promover essa consistência. Assim, 35 sistemas herdados, mais de 50 ferramentas desenvolvidas por usuários e centenas de planilhas retiradas.

Com os dados em diferentes formatos e centenas de projetos gerenciados por diferentes sistemas, eles queriam controlar seus dados para ver seu portfólio de clientes com mais clareza.

Em doze meses, eles poderiam cumprir seu caso de negócios e obter um retorno do investimento. Ao longo do caminho, a transparência melhorou e reduziu os custos em cada unidade de negócios.

Referências

1. GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Retirado de: em.Wikipedia.org.
2. O que é gerenciamento de projetos? Retirado de: PMI.org.
3. Quais são os objetivos do gerenciamento de projetos? Retirado de: Clarizen.com.