Sistema de inventário perpétuo

Explicamos o que é um sistema de inventário perpétuo, como funciona, suas vantagens e desvantagens

O que é um sistema de inventário perpétuo?

Ele sistema de Inventários perpétuos É um método de contabilização do inventário que registra imediatamente a venda ou a compra do inventário através do uso de sistemas computadorizados e software de gerenciamento de ativos de negócios.

Ele mostra uma visão bastante detalhada das mudanças no inventário com relatórios imediatos sobre a quantidade de inventário em estoque e reflete com precisão o nível dos bens disponíveis.

O inventário perpétuo é o método preferido para acompanhar o inventário, pois pode gerar continuamente resultados razoavelmente precisos, se for tratado corretamente.

Como empresa, ter mais inventário do que o necessário é caro e pode gerar desperdício. Por outro lado, ter muito pouco significa que existe o risco de decepcionar clientes e perder a receita de vendas com seus concorrentes.

Como o software de inventário perpétuo é sempre atualizado, ele tem uma visibilidade instantânea dos níveis de estoque, o que permite que você responda mais rapidamente às mudanças na demanda.

Como funciona um sistema de inventário perpétuo?

Com o sistema de inventário perpétuo, uma empresa atualiza continuamente registros de inventário, contando suas adições e subtrações para atividades como:

• Itens de inventário comprados.
• Mercadoria de venda de ações.
• Materiais retirados do inventário para serem usados ​​na produção.
• Artigos descartados.

O sistema funciona perfeitamente quando associado a um banco de dados de computador, atualizado em tempo real por pessoal de armazém através de scanners ou vendedores de código de bares usando terminais de ponto de venda.

Inventário perpétuo inventário periódico

Tradicionalmente, se você quisesse saber quantos artigos estavam disponíveis no armazém, um sistema físico ou automatizado com base em lotes precisava ser feito.

Empresas fisicamente contabilizaram as ações no final de um determinado período, e os números de inventário foram atualizados naquele momento. Isso é conhecido como o sistema de inventário periódico, porque as informações são atualizadas periodicamente.

O sistema de inventário perpétuo usa software e processos de gerenciamento de inventário que permitem uma atualização real de tempo do movimento de inventário.

Os funcionários usam varreduras de código de barras para registrar vendas, compras ou retornos no momento em que ocorrem.

Esta informação é enviada para um banco de dados que é atualizado continuamente para registrar cada alteração. A atualização perpétua do inventário é o que dá o nome ao sistema e diferencia a abordagem periódica.

Contas de inventário perpétuo

Sob esse sistema, não é necessário manter uma conta de compra porque a conta de inventário é carregada diretamente com cada compra de mercadoria.

As contas a serem contadas neste sistema são:

- Quando a mercadoria é comprada para armazená -la no inventário:

- Ao incorrer em despesas como frete, seguro etc., Adicionado ao custo da mercadoria:

- Se a mercadoria for devolvida ao fornecedor:

- Quando a mercadoria é vendida:

- Se a mercadoria for devolvida pelos clientes:

- Quando é encontrada uma diferença entre o valor da conta de inventário e a contagem física:

Vantagens

Permite uma substituição precisa

Mudanças no inventário são registradas em tempo real, ao comprar e vender o inventário. Isso permite produzir relatórios que identifiquem imediatamente os itens de inventário que estão se esgotando.

Descubra o diminuição e o roubo

Em um sistema de inventário periódico, no final do período em que o inventário é ajustado, validando a contagem de estoques físicos. Isso esconde qualquer assalto, diminui ou mesmo erros de contagem, quando esse ajuste é transferido para a conta de custo de mercadorias vendida.

Um sistema perpétuo comparará o valor do inventário no sistema com o final do período e permitirá investigar qualquer discrepância.

Produz demonstrações financeiras intermediárias mais precisas

Como no sistema periódico de inventário, os valores de inventário não são alterados durante o período, tanto a conta de inventário no balanço patrimonial quanto o custo de mercadorias vendidos no estado de lucros e perdas estão incorretos durante todo o período.

Um sistema perpétuo mantém essas quantidades corretas e fornece um conjunto mais preciso de demonstrações financeiras ao longo do período.

Gerenciamento mais próximo dos níveis de estoque

Os níveis de inventário estão sempre corretos e são acessados ​​on -line a qualquer momento. Você pode calcular corretamente sua taxa de rotação para saber se as vendas estão desacelerando ou se os produtos não são mais vendidos.

Integração com outros sistemas comerciais

Informações reais de inventário de tempo é vital para equipamentos financeiros e contábeis. A integração do sistema de inventário com sistemas financeiros ajuda a garantir relatórios de impostos e regulatórios precisos.

Os vendedores podem proporcionar uma melhor experiência do cliente, impactando diretamente sua reputação. Sua integração com os sistemas de marketing oferece à equipe um instantâneo atual do que é vendido e o que não.

Desvantagens

Alto custo de implementação

Para usar o sistema de inventário perpétuo, uma empresa deve primeiro instalar equipamentos e software especializados. Um grande investimento inicial, muitos recursos e tempo para implementar o sistema são necessários corretamente.

Depois de instalar o equipamento e o software necessários, suas atualizações de manutenção e periódicos continuarão sendo obrigatórias, custando às empresas ainda mais.

Maior complexidade

Requer que as empresas ofereçam treinamento a cada um dos funcionários devido à complexidade do sistema.

Os funcionários precisarão de treinamento sobre como usar o software específico da empresa e também receberá treinamento sobre o uso de equipamentos especiais, como scanners.

O inventário registrado pode não refletir o inventário real

Pode ser uma desvantagem de que as transações sejam registradas assim que ocorrerem, porque o inventário registrado pode não refletir o inventário real ao longo do tempo.

Isso ocorre porque em um sistema de inventário perpétuo as contagens de inventário físico não são frequentemente usadas.

Com um número maior de pessoas entrando em transações no sistema, a empresa assume um risco maior de cometer erros devido a erro humano.

Mais tempo de consumo

Com o sistema de inventário periódico, as empresas alocam algum tempo para registrar a contabilidade de inventários.

Você pode se registrar semanalmente, mensalmente ou até anualmente. Isso torna o sistema de inventário periódico menos tempo do que o sistema de inventário perpétuo.

Com o sistema perpétuo, cada transação deve ser registrada imediatamente. Os auditores devem revisar transações para garantir que estejam corretos e os inventários físicos ainda devem ser feitos para encontrar discrepâncias em números.