As 15 funções mais importantes do escritório

As funções do escritório que domina Eles são as atividades administrativas realizadas pelo pessoal de uma empresa, organização ou instituição, e que são necessárias para sua operação. Se eficientemente são realizados com eficiência, os resultados serão muito melhores do que se forem mal feitos.

O trabalho de escritório normalmente tem um cronograma regular de segunda a sexta que começa às 8 ou 9.m. e dura até 4 ou 5 p.M, embora isso varie de acordo com países ou regiões.

A maioria dos trabalhos de escritório exige habilidades básicas, como: comunicação oral do fluido, capacidade de escrever, arquivar e alguma experiência com equipamentos de escritório, como computadores, fotocopiadoras etc.

Dependendo do nível da posição ou responsabilidade assumida, exige que a pessoa possua educação técnica, universitária ou de quarto nível.

O escritório principal funciona que domina

1- planejamento

Esta é a primeira e mais importante das tarefas, pois consiste em definir como os métodos e estruturas organizacionais podem contribuir para o plano de negócios.

Existem ferramentas tecnológicas que os ajudam, então esses métodos podem ser especificados em tarefas entre os membros da equipe, mas apenas um bom planejamento pode garantir que tudo termine adicionando ao objetivo do negócio.

Para o planejamento geral, é necessária uma visão clara dos negócios e um certo nível hierárquico dentro da empresa, mas cada membro da equipe deve planejar seu trabalho para que eles possam cumprir os objetivos e prazos estabelecidos.

2- Relatórios de transcrição e/ou relatórios

Uma tarefa que ocupa o tempo daqueles que trabalham em um escritório está escrevendo, em qualquer apoio, de relatórios que apóiam ou detalhem suas funções ou que servem para explicar entre o restante de seus colegas os detalhes (antecedentes, avanços, resultados, prós e contras, etc), de um determinado projeto.

Esses escritos também servem como um registro da atividade da organização à qual esse escritório pertence, para futuras inspeções ou revisões.

3- Participe de reuniões

São reuniões entre os membros de uma equipe de trabalho na qual as idéias sobre os projetos atuais são trocadas, novas propostas são apresentadas, apresentações, relatórios ou relatórios são compartilhados.

Eles geralmente têm o objetivo de alinhar todos os presentes na direção de um objetivo comum, atribuindo papéis, tarefas e prazos a cada. Eles também servem para resolver inconvenientes que surgiram no desempenho das tarefas.

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Eles geralmente têm uma frequência, duração e dinâmica muito definidas. Além disso, o que é conversado neles geralmente é registrado em minutos ou minutos para o seu arquivo.

Algumas organizações realizam reuniões diárias, mais vários dias por semana, a cada duas semanas e outras mensalmente. A frequência das reuniões depende de cada empresa e de suas necessidades.

4- Reuniões do programa

Trata -se de coordenar a agenda de todas as pessoas que devem estar em uma reunião para que elas possam coincidir em um local e tempo específicos.

É uma tarefa que pode ser esmagadora, portanto, confiar na tecnologia pode ser uma boa ideia. Existem aplicativos, como o ScheduleOnce, que permitem programar reuniões automaticamente, permitindo que os hóspedes vejam as datas disponíveis e escolham um cronograma conveniente para eles.

5- Verifique o e-mail corporativo

É uma tarefa que pode levar muito tempo. Um relatório da Adobe publicado em 2016, que resultou de uma pesquisa auto-administrada para mais de mil trabalhadores, revela que passamos uma média de 20.5 horas por semana, verificando nosso e -mail de trabalho.

Classificar, ler e responder emails, é uma forma muito comum de comunicação e permite a troca de arquivos e impressões relacionadas a um projeto ou processo organizacional.

Embora as empresas estejam na busca constante de formulários de gerenciamento de email mais eficientes, também existem aplicativos como os rótulos inteligentes do Gmail.

Outra maneira de acelerar esta tarefa é incorporar modelos de correio de tipo ou textos que podem ser enviados com modificações mínimas para diferentes destinatários e em diferentes oportunidades.

6- Gerenciamento de finanças

Esta tarefa deve estar garantida que o dinheiro atenda ao seu ciclo de vida na compra e venda de produtos e serviços; que todas as faturas são enviadas, registradas, pagas e enviadas. Claro que existem escritórios nos quais eles são dedicados apenas a isso.

Essa atividade também inclui manter contas financeiras e documentos legais atualizados de forma que não haja inconvenientes com a estrutura legal que diz respeito à organização em questão.

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7- Logística

Esta função garante que todos os bens relacionados ao trabalho da empresa sejam transportados de e para os armazéns e clientes. Ele também inclui fazer o link com fornecedores para obter matérias -primas para a fabricação de novos produtos.

O objetivo desta função é garantir que a empresa tenha em sua posse tudo o necessário para manter a produção do bem ou serviço que é marketing.

8- Chame a atenção

Em um escritório, também é necessário atender o telefone, pois é um meio de comunicação com clientes, fornecedores e entre os próprios trabalhadores. 

Embora pareça uma tarefa simples, requer um certo protocolo, pois pode ser a voz que alguém fora da empresa se associa à imagem disso. Portanto, é importante que as regras de cortesia sejam respeitadas, um tom institucional é mantido, o volume de voz e o vocabulário usado são moderados.

Outro fato importante, que às vezes é esquecido ao executar essa função, é anotar o maior número possível de dados do outro lado do telefone; Isso alimentará o banco de dados de contato da empresa e permitirá que você monitore o problema discutido durante a conversa telefônica.

9- Organização de Arquivo

A maioria das tarefas que são executadas em um escritório gera algum documento: faturas, notas, minutos, minutos, relatórios de vendas etc.

Em digital ou artigo, é uma quantidade de informações que exige que alguém as catalogasse, arquive -as e proteja de acordo com seu nível de importância para o negócio.

Precisamente esse último ponto, o da proteção da informação, é uma questão que se tornou uma dor de cabeça para muitas organizações, de modo que ferramentas, protocolos e procedimentos que buscam segurança no arquivo e a transmissão da transmissão surgem cada vez mais e mais sensíveis dados em um organização.

Em alguns casos, disco duro externo.

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10- Distribuição de correio da empresa

Uma tarefa que, apesar de não exigir um treinamento acadêmico muito alto, requer boa organização, responsabilidade e senso de urgência, é a distribuição da correspondência no escritório.

Un boceto de algún diseño, la tarjeta de crédito que envía el banco, las facturas de un proveedor o la carta de respuesta de un ente gubernamental, son algunos de los documentos que cualquier empleado puede estar esperando y del cual pueden depender muchos otros procesos dentro da empresa.

11- Atendimento ao cliente

Esta função consiste em atender fisicamente aos clientes com dúvidas ou reclamações sobre os produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

12- Impressão e cópia de documentos

Consiste em imprimir os documentos que devem ser fisicamente salvos ou cópias que devem ser duplicadas ou entregues aos trabalhadores da empresa.

13- Entrevistas com candidatos

Esta é uma das tarefas do processo de seleção de pessoal. Eles podem ser tomados individualmente ou em grupo, ou seja, concentrando -se em um único candidato ou vários.

14- Compra de suprimentos e material de escritório

Os materiais de escritório são essenciais para sua eficiência. Suprimentos de papelaria, tinta da impressora, embalagem ou papel devem estar sempre disponíveis, então deve haver alguém responsável por sua administração.

15- funções administrativas

Esforços administrativos são essenciais para uma empresa manter a estabilidade e pode obter sucesso em seus negócios. Estar ciente de questões legais, papelada e outras parcelas burocráticas são algumas dessas funções.

Referências

1. Audra Bianca (S/F). Dicas de organização e planejamento de escritório. Recuperado de: Smallbusiness.Chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tarefas do escritório que podem e devem automatizar. Recuperado de: é.SBA.Gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Quantas horas da sua vida você desperdiçou no e -mail do trabalho? Experimente nossa calculadora deprimente. Recuperado de: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Lista de empregos trabalhando em um escritório. Recuperado de: trabalho.Chron.com.
5. O que um assistente de escritório faz. Recuperado do aprendizado.org.
6. O que exatamente as pessoas fazem em empregos no escritório. Recuperado de: Reddit.com.