Sistemas de controle administrativo de controle, objetivos, exemplos

Ele Controle administrativo É definido como o processo pelo qual os gerentes influenciam outros membros da organização a implementar estratégias. É executado com base nas informações recebidas pelos gerentes.

Ele lida com coordenação, alocação de recursos, motivação e medição de desempenho. A prática do controle da gestão e o design dos sistemas de controle de gerenciamento é baseado em uma série de disciplinas acadêmicas.

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O controle administrativo implica uma extensa medição. Portanto, está relacionado e requer contribuição contábil, especialmente a contabilidade da gerência. Em segundo lugar, implica decisões de atribuição de recursos. Portanto, está relacionado e requer uma contribuição da economia, especialmente a economia gerencial.

Terceiro, implica comunicação e motivação do trabalho. Isso significa que está relacionado e requer uma contribuição da psicologia social, especialmente o comportamento organizacional.

Os fracos controles dentro de uma empresa aumentam ameaças importantes, como o uso ineficiente de recursos, erros de processamento, redução da lucratividade, falta de conformidade regulatória e roubo ou peculato de ativos por funcionários.

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Planificação e controle

Há uma ligação estreita entre planejamento e controle. O planejamento é um processo pelo qual os objetivos de uma organização e os métodos para alcançar os objetivos são estabelecidos. O controle é um processo que mede e direciona o desempenho real contra os objetivos planejados da organização.

Uma vez que as estratégias são estabelecidas e os planos são feitos, a principal tarefa da gerência é tomar medidas para garantir que esses planos sejam realizados ou, se as condições exigirem, que os planos sejam modificados.

O controle administrativo é uma das funções de gerenciamento, como planejamento, organização, supervisão e gerenciamento.

É uma função importante, porque ajuda a verificar os erros e tomar as medidas corretivas para minimizar o desvio dos padrões e alcançar os objetivos estabelecidos da organização da maneira desejada.

O controle administrativo pode ser definido como a função do sistema que ajusta as operações conforme necessário para alcançar o plano ou manter as variações dos objetivos do sistema dentro dos limites permitidos.

Sistemas de controle administrativo

São sistemas que coletam e usam informações para avaliar o desempenho de diferentes recursos de negócios, como humanos, físicos, financeiros e organizadores em geral, como resultado das estratégias de gerenciamento perseguidas.

Portanto, eles são o conjunto de procedimentos formais necessários para a eficiência administrativa e econômica. Os gerentes o usam para manter ou alterar os padrões nas atividades da organização.

Sendo parte integrante de todo o sistema de controle de uma empresa, seu objetivo é garantir a implementação completa e oportuna dos planos e políticas de gerenciamento.

Eles podem incluir a partir da maneira como os suprimentos são solicitados à maneira como o uso de ativos é programado, os trabalhos são atribuídos ou o inventário é administrado.

Um sistema de controle administrativo é a maneira pela qual os gerentes podem documentar suas estratégias ou políticas organizacionais. Da mesma forma, é uma maneira de avaliar o desempenho dos processos corporativos internos, comparando -os com os objetivos e políticas declaradas.

Ferramenta de negócios

O sistema de controle administrativo é uma ferramenta de negócios que pode dar uma indicação sobre o desempenho de uma organização de acordo com seus objetivos.

No entanto, os controles administrativos são apenas uma das ferramentas que os gerentes usam para implementar as estratégias desejadas.

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As estratégias são implementadas não apenas por meio de controles administrativos, mas também com estrutura organizacional, gerenciamento de recursos humanos e cultura organizacional.

Componentes

O sistema de controle administrativo é uma ferramenta para ajudar a gerenciamento a direcionar uma organização para seus objetivos estratégicos e sua vantagem competitiva. É geralmente entendido que possui três componentes:

- Estabelecimento de padrões.

- Medição real de desempenho em relação a esses padrões.

- Tome medidas corretivas para desventamentos das regras e planos.

Dificuldades

Existem duas dificuldades comuns em torno dos sistemas de controle administrativo em empresas.

- Ser capaz de reconhecer as áreas onde é necessário um maior controle.

- Ser capaz de reconhecer quando os controles existentes são ineficientes ou defeituosos.

Metas

Os objetivos do controle administrativo referem -se à confiabilidade das informações financeiras, ao feedback oportuno sobre a conquista dos objetivos operacionais ou estratégicos e para cumprir as leis e regulamentos.

Detecção de erro

Uma irregularidade na administração da empresa pode colocar em risco a conquista dos objetivos gerais de uma empresa, fazendo com que eles perdessem terreno na frente da competição e até que sua própria sobrevivência seja comprometida.

Portanto, é importante detectar rapidamente anormalidades. Da mesma forma, diferentes circuitos e áreas podem ser identificados que, embora não sejam afetados por anormalidades ou falhas graves, podem ser otimizadas pelo bem -estar geral da empresa.

Mostre que tudo funciona corretamente

O controle administrativo verifica que tudo está funcionando bem e que os objetivos propostos e os níveis estabelecidos no nível administrativo em relação aos lucros, vendas, segurança etc., Eles são cumpridos sem modificações significativas.

Dessa forma, a empresa se torna mais segura, sendo mais sólida seus padrões e processos de tomada de decisão operacional.

Agir

Detectar uma situação não é muito útil se ações específicas não forem tomadas para canalizar uma circunstância negativa, graças às informações detalhadas e concretas dadas pelo controle administrativo.

Comunicar e motivar trabalhadores

O conhecimento preciso do status da empresa, incluindo seus erros, problemas e os aspectos gerenciados corretamente, promove uma melhor comunicação com os trabalhadores, motivando -os a garantir que os aspectos necessários sejam aprimorados ou que a linha correta seja seguida.

Implementar medidas preventivas

O diagnóstico prematuro de problemas concretos que são detectados pelo controle administrativo torna as ações corretivas desnecessárias, sendo substituídas apenas por ações preventivas.

Vantagens

A maior vantagem do controle administrativo é que ele cria um ciclo de gerenciamento e controle para a liderança empresarial. A tomada de decisão é simplificada, pois há menos indivíduos envolvidos.

Ajude os gerentes a medir o desempenho real e como um guia para a conquista dos objetivos.

Ajude a descentralização

A tendência moderna das organizações empresariais é para a descentralização, que requer um sistema de controle.

Na descentralização, a autoridade de tomada de decisão é dispersa por toda a organização.

A gerência deve manter o controle em suas mãos para saber se a autoridade está sendo usada corretamente. Sem controles administrativos adequados, a descentralização não pode ser bem -sucedida.

Ajuda à coordenação

O tamanho das empresas modernas está aumentando. Uma grande quantidade de capital e um grande número de pessoas são usados ​​nelas.

Isso cria o problema do controle adequado, pois existem muitas divisões que produzem e distribuem diferentes produtos. Para coordenar suas atividades, é necessário um sistema de controle.

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Simplifica a supervisão

Simplifica a supervisão apontando desvios significativos. Mantém os funcionários sob controle.

Um bom sistema de controle detecta fraquezas muito rapidamente. Isso ajuda a expandir o escopo do controle em todos os níveis.

Aumentar a motivação

Técnicas de controle criam uma atmosfera de ordem e disciplina na organização, encontrando desvios e identificando seus fatores responsáveis.

Isso aumenta a motivação dos funcionários, porque eles sabem o trabalho pelo qual são considerados responsáveis.

Desvantagens

Uma desvantagem do controle administrativo é que ele pode desencorajar a criatividade e a inovação, tornando uma empresa mais padronizada e menos flexível.

Freqüentemente, organizações com controle administrativo rigoroso são menos capazes de se adaptar às mudanças no mercado, seu setor ou o ambiente legal, tendo limitado o escopo de possíveis idéias e planos

Dificuldade em estabelecer padrões quantitativos

O controle administrativo perde sua eficácia quando o padrão de desempenho não pode ser definido em termos quantitativos.

É muito difícil estabelecer um padrão quantitativo para o comportamento humano, o nível de eficiência, satisfação no trabalho, motivação dos funcionários etc. Nesses casos, o julgamento depende da discrição do gerente.

Não há controle sobre fatores externos

Uma empresa não pode controlar fatores externos, como política governamental, mudanças tecnológicas, mudança na moda, mudança de política de concorrência etc.

Resistência aos funcionários

Os funcionários da base podem se sentir desprezados e insatisfeitos porque não têm permissão para apresentar suas idéias. Os funcionários sentem que o controle reduz sua liberdade de ação. Isso pode levar a uma forte rotação do pessoal.

Os funcionários costumam resistir ao controle. Como resultado, a eficácia do mesmo é reduzida

Matéria cara

Para instalar um sistema de controle administrativo, as organizações precisam gastar muito tempo e dinheiro.

Os benefícios devem ser mais do que o custo envolvido; então, apenas o controle será eficaz, caso contrário, levará à ineficiência.

Importância

Sem controle administrativo, o processo de gerenciamento está incompleto. Nas empresas, surge a necessidade de controle devido a vários fatores:

- É difícil estabelecer padrões de desempenho totalmente precisos em grandes organizações. Por outro lado, um gerente precisa de todos os tipos de informações oportunas, que nem sempre estão disponíveis. É necessário controle para avaliar a precisão dos padrões.

- Os funcionários são encarregados de grandes somas de dinheiro e recursos valiosos. No entanto, na ausência de controle, os funcionários podem ceder a tentações. Um sistema de controle eficiente ajuda a minimizar o comportamento desonesto pelos funcionários.

- Na ausência de controle, os funcionários podem relaxar em seu esforço e o desempenho pode cair abaixo do normal.

Através do controle, é garantido obter efetivamente e usar os recursos de uma organização para alcançar os objetivos desejados. O controle administrativo oferece os seguintes benefícios:

Verificação da política

Permite que a gerência verifique a qualidade dos diferentes planos. Portanto, você pode revelar quais planos devem ser redesenhados ou quais objetivos devem ser modificados.

Mudanças no ambiente podem tornar os planos originais viáveis ​​ou deficientes. O controle ajuda a revisar e atualizar os planos.

Responsabilidade de gestão

Mesmo quando um gerente atribui algumas atividades e delega autoridade a seus subordinados, ele ainda é responsável pelo desempenho final.

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Portanto, um gerente deve verificar o desempenho de seus subordinados para garantir que eles estejam usando a autoridade delegada na forma desejada.

O controle administrativo permite que os gerentes cumpram suas responsabilidades e, ao mesmo tempo, delegam autoridade.

Motivador

Inspira os funcionários a trabalhar duro e oferecer melhor desempenho. Quando eles sabem que seu desempenho está sendo valorizado e suas recompensas estão ligadas a essa avaliação, eles tentarão contribuir com seus melhores esforços.

Eficiência

O controle contribui para a eficiência das operações, concentrando -se em alcançar os objetivos. Portanto, permite que os gerentes detectem e corriem erros antes de se tornarem sérios, ajudando a minimizar o desperdício e as perdas.

Exemplos

Um controle administrativo é qualquer processo, prática, político, ferramenta, medição ou sistema que seja implementado para permitir que a gerência direcione os recursos de uma organização. Os seguintes são exemplos ilustrativos:

Controle de requisitos

Documente formalmente os planos como requisitos e gerencie a mudança desses planos.

Controles financeiros

Controles financeiros, como a prática de desenvolver, monitorar e contabilizar um orçamento.

Controle de desempenho

O processo de concordar com um conjunto de objetivos com os funcionários e avaliar o desempenho em relação a esses objetivos.

Supervisão

Monitoramento do desempenho dos funcionários para melhorar a produtividade, eficiência e qualidade do trabalho.

Alterar controle

O processo de envio, avaliação, aprovação, priorização, implementação, comunicação e revisão de mudanças em uma organização.

Controles de segurança

Implementar salvaguardas e contramedidas para evitar riscos para pessoas, propriedades e informações.

Controles de conformidade

A implementação de processos, procedimentos, sistemas, controles, medições e relatórios para cumprir as leis, regulamentos, normas e políticas internas.

avaliação comparativa

É o processo contínuo de uma avaliação comparativa dos resultados da empresa contra a indústria, concorrência ou práticas recomendadas atuais.

Aperfeiçoamento contínuo

É o processo repetitivo de fazer medições para as coisas, melhorá -las e medi -las novamente.

Controle de qualidade

Verifique se as saídas se ajustam às especificações. Por exemplo, implemente um processo para testar produtos em uma linha de produção.

Garantia de qualidade

É o processo de prevenção de falhas futuras de qualidade. Por exemplo, a prática de investigar a causa raiz de todas as falhas de qualidade para identificar melhorias.

Automação

Melhora a produtividade, eficiência e qualidade substituindo o trabalho pela automação.

Controle de dados

Controle de dados em áreas como qualidade de dados, ancestralidade de dados, segurança, integração e conformidade.

Controle de inventário

Regular e conte o inventário para evitar a escassez ou excedente de um suprimento.

Controle de ativos

Controle de ativos, como instalações, infraestrutura, máquinas, software e propriedade intelectual.

Por exemplo, um sistema de contabilidade de ativos implementa uma separação apropriada de preocupação com os ativos.

Referências

1. All Business (2019). O que é um sistema de controle administrativo e por que eles são tão importantes? Retirado de: AllbusinessAdmin.com.Au.
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