Funções da unidade de correspondência, estrutura, importância

O Unidade de correspondência É uma estação de trabalho que recebe, classifica, registra e distribui comunicações e documentos internos e externos para todos os membros de uma organização entre diferentes divisões. Seu objetivo é garantir que eles sejam entregues ao seu destinatário de maneira eficaz, rápida e nas melhores condições.

Empresas ou empresas privadas e privadas implementam este programa de gerenciamento de documentos para acelerar processos de controle de correspondência. É um processo que é integrado à dinâmica organizacional e permite a conquista dos objetivos da empresa.

A unidade de correspondência vigia a entrega efetiva e rápida de informações dentro de uma empresa. Fonte: Pixabay.com

Desde os antigos arquivos até a era digital, o método de organização deste departamento tem o objetivo de permitir fácil acesso às informações documentais de interesse e proteger os registros de controle, os arquivos, os manuais dos procedimentos e toda a histórica da Companhia em Formato físico e/ou digital.

Atualmente, existem softwares desenvolvidos para acelerar o gerenciamento de documentos, que impactou positivamente o ambiente ambiental, uma vez que o arquivo físico tende a desaparecer e o consumo de papel é evitado.

Da mesma forma, a entrega ou recepção da correspondência é mais dinâmica e acelerada através da intranet e da extranet.

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Funções

A unidade de correspondência possui funções específicas destinadas a documentar, organizar e distribuir de uma maneira eficiente as correspondências que contêm informações inerentes aos negócios ou serviço prestados, bem como toda a documentação vital para o apoio da atividade administrativa e organizacional.

Entre as funções específicas da unidade de correspondência estão as seguintes:

- Controle a entrada e saída de documentos.

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- Distribuir comunicações para as áreas correspondentes.

- Processe a correspondência e as comunicações que são geradas interna e externamente.

- Digitalize documentos.

- Encomende, classifique e descreva os documentos do fundo de documentário da empresa.

- Conservar e controlar a produção documental.

- Atribuir números consecutivos à correspondência que é produzida ou recebida (radiação).

- Selecione os documentos e comunicações que devem ser preservados e transfira -os para o arquivo central.

Estrutura

A unidade de correspondência é organizada de acordo com o tamanho e as características da empresa ou instituição. Geralmente depende de uma sede que se divide em duas subunidades: uma entrada e uma fora de saída.

Cada subunidade possui funções específicas orientadas para a administração e controle de tudo o que tem a ver com correspondência interna e externa. Este tipo de unidades de estruturação da seguinte forma:

Liderança

Defina os regulamentos e políticas que racionalizam, normalizam e regulam a produção de documentos, os métodos de distribuição, a remessa e a recepção da correspondência e as atribuições dos membros do departamento. Isto é, de maneira coordenada, eles geram o processo de gerenciamento de documentos e arquivos e sua sistematização efetiva.

Subunidade de correspondência

É responsável por implementar os métodos de distribuição e controle na área de gerenciamento de documentos com base nas políticas e regulamentos estabelecidos pela Companhia. Isso é dividido em:

Correspondência de entrada

Estes são os documentos que chegam e são destinados aos diferentes departamentos da instituição. Nesta área, os documentos são recebidos. Antes de selar a conformidade da recepção, deve -se verificar que:

- São de fato para a instituição ou empresa.

- O assunto é inerente à instituição ou empresa.

- São devidamente selados e assinados.

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- Os anexos, se existirem, estão completos. Se não forem, a reivindicação deve ser imediatamente feita ao emissor da forma escrita ou verbal.

- O selo da subunidade com data e hora de recepção é colocado.

Controle e entrega

Em seguida, os documentos são classificados colocando o símbolo correspondente ao departamento onde deve ser enviado. O registro é feito de acordo com os principais dados de controle, como data de recepção, departamento ao qual se destina, número de controle de registro e dados originais do remetente.

Após esse estágio de documentação e classificação, a distribuição é prosseguida, que consiste em tornar cada departamento ou dependência da correspondência. O referido departamento continuará a colocar o reconhecimento de recebido e compatível.

Caso esteja determinado que um documento não seja destinado à instituição ou não esteja dentro de sua competição.

Correspondência de saída

Esta área é responsável por receber correspondência e documentos de cada um dos departamentos da empresa ou instituição e organizá -los com base em seu destino. Ele fará o escritório nas estradas relevantes depois de validarem o seguinte:

- Os documentos devem ser escritos em papel institucional.

- Os documentos devem ser assinados (tanto o original quanto a cópia).

- Anexos devem ser anexados.

- O destinatário e os dados do endereço devem estar corretos.

- O registro de controle e saída deve aparecer com a data e o código.

Depois de ter revisado e aprovado os dados e características estabelecidas para remessa, prossiga para conceder à prova de recepção.

Esta área assume a responsabilidade de despacho e entrega aos destinos depois de classificá -los de acordo com a estrada (por correio, pessoal ou diretamente, por meio de uma troca, entre outros).

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Os envelopes serão rotulados e os documentos que eles contêm nos controles de entrega ou faturas de acordo com a rota pela qual eles despacharão serão identificados. Você deve devolver uma cópia dos documentos selados e assinados como reconhecimento de recebimento.

Finalmente, eles são arquivados em ordem alfabética, numérica, temática ou cronológica para realizar o registro de saída e estabelecer controle.

Importância

A unidade de correspondência é uma área sensível e alta confidencial. Depende desses relacionamentos e comunicações dentro e fora da instituição são realizados de maneira eficaz e oportuna.

A importância da unidade de correspondência baseia -se no fato de que é isso que deve garantir a preservação, custódia e conservação dos documentos que constituem a memória da instituição ou empresa.

O principal objetivo é fornecer acesso às informações escritas que são tratadas na entidade.

Referências

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2. Gutiérrez, e. "4 etapas para formar e organizar os arquivos corretamente da sua empresa" não são papéis. Recuperado em 8 de julho de 2019, eles não são documentos: USONPAPELES.com
3. Escobar, c. "Organização de documentos" em atividades. Recuperado em 8 de julho de 2019 das atividades: Blogspot.com
4. “Arquivo interno e regulamentação de correspondência” nos bombeiros nacionais da Colômbia. Recuperado em 8 de julho de 2019, o Departamento Nacional de Bombeiros da Colômbia: bombeiros.Mininterrior.Gov.co
5. “As unidades de correspondência e arquivo no setor público federal“ Instituto de Estudos Tecnológicos e Superiores de Monterey. Recuperado em 9 de julho de 2019 do Instituto de Estudos Tecnológicos e Superiores de Monterrey: ITESM.mx