Tipos de documentos

A documento É o registro materializado de uma atividade específica realizada por uma pessoa ou organização. Esta documentação pode ser apresentada em mídia física ou virtual e em formato de texto, fotos, vídeos, entre outros.

Ao fazer um documento em qualquer um dos meios em que pode ser apresentado, uma linguagem fácil deve ser usada para assimilar e que expressa claramente o que você deseja se comunicar, alcançando assim que quem o usa, pode entender mais facilmente o que você deseja expor.

É importante dizer que um documento também busca armazenar as informações que ele contém para que possa ser consultado no futuro. Em outras palavras, ao documentar dados específicos, não é apenas procurar que o conteúdo pontual seja registrado, mas também pode ser consultado a qualquer momento.

Além disso, pode -se dizer que a mensagem de que sai registrada pode depender de sua classificação. É se é público ou privado, pois algum desses dois tipos tem uma gestão diferente.

Classificação de documentos

Dentro da elaboração de documentos, dois usos principais são apresentados; de acordo com seu formato e de acordo com seu uso.

De acordo com seu formato

Essa classificação refere -se aos meios em que o documento será apresentado, isto é, à maneira como o conteúdo será exposto. Para isso, existem diferentes formatos, como:

Documentos de texto:

• A documentação na forma de texto é o que é exposto completamente na linguagem escrita, seja com letras, números, caracteres ou símbolos.
• Essa é uma das maneiras mais tradicionais de registrar um conteúdo específico, pois permite explicar seu conteúdo em grande detalhe e profundidade.
• Nesse tipo de documentos, você pode encontrar livros, revistas, relatórios técnicos, pesquisas acadêmicas ou científicas, e -mails, publicações em redes sociais ou cartas.

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Imagem ou documentos fotográficos:

• São aqueles documentos que registram suas informações em imagens, fotos, mapas, desenhos, etc.
• A maneira como eles comunicam seu conteúdo é muito mais visual do que outros tipos, facilitando assim sua compreensão e compreensão.
• Como exemplo desse tipo de documentos, fotos de um determinado local, pessoa ou animal, desenhos ou esboços de certos dados ou gráficos econômicos ou políticos podem ser vistos.

Documentos sonoros:

• Nesse tipo de documentos, o conteúdo em formulários auditivo é documentado, sendo particularmente meios com base em linguagem oral ou expressões de som.
• Nestes, peças musicais, músicas, sons de som, expressões de voz, sons de animais, rádio ou podcasts são evidenciados.
• Esses elementos requerem tecnologia que permite gravar sons, ajudando assim seu armazenamento e distribuição. Graças aos avanços tecnológicos, a mídia digital facilita o acesso àqueles que precisam consultá -los.

Documentos audiovisuais:

• São todos esses documentos com base nos elementos visuais (como fotos ou imagens), bem como elementos sonoros (como pistas de áudio ou peças auditivas).
• Nos formatos audiovisuais, você pode ver materiais como vídeos, filmes, documentários, animações, notícias, séries, entre outros.
• Como documentos sonoros, os registros audiovisuais precisam de tecnologia que possibilita gravar seus componentes visuais e de som.

É importante esclarecer que alguns dos formatos anteriores podem ser físicos ou digitais e que, de acordo com sua forma, seu armazenamento, distribuição e organização são facilitados.

De acordo com os documentos acima, os documentos de texto ou tipo fotográfico que são físicos podem exigir um ótimo espaço a ser depositado, pois papel, pastas ou arquivos pode precisar de muita capacidade.

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Além disso, documentos sonoros ou audiovisuais podem ser armazenados mais facilmente, porque são principalmente elementos digitais. Por esse motivo, eles ganharam grande popularidade nos últimos anos como um meio de registrar conteúdo.

Pode -se dizer que, nos últimos anos, a maioria dos documentos de qualquer tipo está sendo gerenciada na mídia digital, pois eles têm maiores vantagens sobre os do tipo físico.

De acordo com seu uso

A outra classificação de documentos é dada de acordo com o uso que eles terão, sendo que público ou privado.

• Documentos privados:

Documentos privados são aqueles em que seu uso e acesso a determinadas pessoas ou organizações são restritas. Isso é feito para proteger as informações que eles expõem, evitando ser consultado por aqueles que não estão autorizados por isso.

Para proteger documentos digitais privados, elementos como senhas, códigos criptografados ou chaves de segurança virtual podem ser usadas.

Da mesma forma, se esses são documentos físicos privados, podem ser protegidos em locais com armazenamento errante, caixas de segurança ou chaves de segurança.

Dentro dessa classificação, existem elementos como registros médicos, contratos de negócios, dados bancários, e -mails pessoais ou comerciais, pesquisa científica, documentos militares etc.

• Documentos públicos:

São todos os documentos que podem ser vistos e revisados ​​por qualquer pessoa, porque não têm acesso restrito a qualquer tipo. Por esse motivo, esse tipo de conteúdo pode ser encontrado em diferentes mídias abertas ao público, seja físico ou digital.

Ao contrário dos documentos privados, o público pode ser armazenado ou alojado em locais de fácil acesso àqueles que podem entrar para consultá -los.

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Esses documentos podem ser encontrados em páginas da web se forem digitais ou em bibliotecas, livrarias ou escritórios públicos se forem do tipo físico.

Como ejemplo dentro de este tipo de documentos, se pueden ver documentos de identificación (DNI, pasaporte, licencia de tránsito, carnet de trabajo), artículos publicados en revistas o informes, títulos de propiedades, servicios públicos, matrículas de vehículos, actas de matrimonio , entre outros.

Deve -se destacar também que esses documentos são de classificação pública ou privada, podem ser compostos por qualquer um dos tipos vistos acima. Eles podem ser fotográficos, audiovisuais, som ou texto.

Por outro lado, deve ser muito claro qual é o tipo de documento a ser usado de acordo com a classificação deles, pois existem maneiras que podem proteger suas informações se forem privadas com maior eficácia ou facilitar o acesso a alguém se forem públicas.

Referências

1. Conceito e tipos de documentos. (2010). Obtido do Mailxmail.com
2. Documentos organizacionais. (2016). Obtido de http: // administração de documentos.Blogspot.coma
3. Tipos e classes de documentos. (2019). Obtido da SDSpanama.com
4. Tipos e classes de documentos. (2019). Obtido da SDSpanama.com
5. Tipos de documentos e formatos. (2012). Obtido de Uji.é/