Escritório nos negócios Funções, equipamentos e material

O Escritório no mundo dos negócios Representa a parte da empresa em que os dados recebidos e emitidos são processados, a fim de fornecer as informações exigidas pela organização para o desenvolvimento normal de suas operações ou atividades.

Sua importância é dada porque toda empresa que produz bens ou serviços, qualquer que seja a filial em que especialize, precisa de um conjunto de pessoas que gerenciem a operação e gerenciem as outras funções administrativas. A maioria dessas pessoas trabalha em escritórios.

A quantidade de pessoal em um escritório pode variar, mas todas as organizações, independentemente de seu tipo ou tamanho, precisam de funcionários do escritório para cuidar das tarefas diárias. Os funcionários do escritório lidam com muitos aspectos diferentes de uma empresa.

Esses aspectos incluem contabilidade, processamento de texto e dados, telecomunicações e outras atividades. Eles são necessários em todos os setores da economia, da fabricação ao transporte. 

A tecnologia faz uma contribuição básica no escritório: permite que uma quantidade maior de trabalho seja feita em um período mais curto.

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Funções do escritório

O escritório no mundo dos negócios pode ter funções diferentes:

- Os serviços importantes prestados pelo escritório incluem serviços administrativos e outros tipos para os outros departamentos da organização, que não podem funcionar sem o escritório.

- O escritório é tão importante em uma organização quanto o cérebro no corpo humano. Portanto, o escritório é o cérebro da empresa. Colete informações de diferentes fontes internas e externas, registre -se, organize e analise para disponibilizá -las para gerenciamento. Todos os tipos de informação, passados ​​e presentes, estão disponíveis no escritório.

- O escritório também atua como um intermediário. Conecte o mundo exterior com os diferentes departamentos e vice -versa. Todos os pedidos de vendas são recebidos através do escritório. Conecta a organização com clientes, fornecedores, governo e o público em geral. As relações públicas são muito importantes nos escritórios modernos.

- É o coração de todas as atividades comerciais; É como um centro nervoso administrativo. Do escritório, as informações sobre compras, vendas, finanças e comunicações circulam.

- É um centro de controle; É o meio para que as políticas da empresa sejam realizadas. Quando o negócio cresce, cada líder é o poder delegado para tomar suas próprias decisões e ações. Assim, cada departamento terá seu próprio escritório, para facilitar a gerência para delinear seus planos e políticas.

Algumas ações -chave que são realizadas nos escritórios são:

• Encontros.
• Chame atenção.
• Concorde com a estratégia da empresa.
• Concordar objetivos.
• Organização de arquivos físicos e de computador.
• Suporte ao cliente.
• Impressão e cópia dos documentos.

Equipamento e material

As equipes de escritório evoluíram para permitir uma maior automação. Automação de escritório significa usar as máquinas para executar tarefas repetitivas e tediosas que as pessoas executaram anteriormente. As equipes também ajudam os trabalhadores a fazer seu trabalho com mais rapidez e eficiência.

Entre as equipes que podemos encontrar em um escritório estão:

Sistema telefônico comercial e números de telefone da mesa

Eles são os principais meios usados ​​para comunicação direta com clientes e fornecedores.

Computadores

Processar as informações, que atualmente são a alma de qualquer escritório. Eles também são essenciais para a comunicação, graças ao e -mail.

Rede de computadores e conexão à Internet

Se a informação é a alma da empresa, as redes de computadores são as artérias que canalizam essas informações por todas as áreas do negócio. É necessária uma fiação Ethernet, roteadores e modem para conectar a rede local à Internet.

Impressoras multifuncionais

Quando as informações são digitais, queremos imprimi -las e, se for impressa, queremos digitalizar. Por outro lado, queremos receber ou enviá -lo por fax. Essas equipes fazem tudo.

Trituradores de papel

Ao gerar papel impresso, você precisa destruí -lo muitas vezes. O escritório é responsável pelas informações que você tem.

Fotocopiadoras

Fundamental para fazer cópias de documentos.

Projetores de vídeo e telas

Usado para apresentações na sala de reuniões.

Equipes para comerciantes

Máquinas de ponto de venda e caixa registradora.

Mobília

Dentro dos móveis de um escritório, podemos encontrar o seguinte:

• Cadeiras
• Mesas
• Cubículos
• Armários
• Tapetes
• Reuniões para reuniões

Materiais e suprimentos do escritório

Alguns dos materiais e suprimentos necessários para a operação de um escritório são:

• Lençóis de papel branco: Usado para impressões e fotocópias, para escrever pequenas notas e para apresentações em rotafolios.
• Rolo de papel: Papel térmico de fax, fita de etiqueta, papel de ponto de venda.
• Formulários pré -prepree: Faturas, declaração de impostos, recibos de pagamento, calendários de mesa.
• Tags e papel adesivo: Etiquetas de pastas, etiquetas de preços e notas post-it.
• Consumíveis para impressão: Cartuchos de tinta e cartuchos de toner.
• Mídia de armazenamento portátil: Memórias USB e cartões de memória.
• Fixadores mecânicos: Clipes para tipo de papel e borboleta, grampos.
• Prendedores químicos: Fita adesiva transparente, cola.
• Produtos de limpeza: Trapeers, caixas, recipientes de reciclagem, vassouras, sabão, atmosfera, desinfetantes, toalhas de papel e papel higiênico.
• Pequenas máquinas: perfuração de papel, grampeadores, vedações de gengiva, máquinas de numeração e salápuntas.
• Armazenamento físico: pastas, envelopes, caixas, prateleiras e organizadores de mesa.
• Materiais de escrita e corretores: lápis, canetas, marcadores, fita corretiva, fluido corretor e rascunhos.

Exemplos de empregos em um escritório

Escritores/editores em sites e jornais 

Escritores e editores, se pertencem à equipe de trabalho ou trabalham em casa, trabalham em um escritório. Os escritores criam conteúdo para publicações impressas, páginas da web e blogs. Os editores corrigem o conteúdo que foi escrito.

Recepcionistas

Uma recepcionista está em um escritório recebendo clientes e fornecedores, escrevendo e -mails, atendendo telefonemas, recebendo mensagens, enviando e -mails, comunicando chamadas telefônicas a funcionários específicos e arquivamento.

O representante de atendimento ao cliente deve estar bem informado sobre o negócio para o qual ele trabalha, bem como em seus produtos e serviços, para poder ajudar os clientes. Você deve atender chamadas e e -mails, receber ordens e emitir reembolsos.

Contadores

Contadores ou contadores trabalham em um ambiente de escritório. Suas tarefas incluem a preparação de impostos, as contas de pagamento, recebendo pagamentos, entre outros.

Gerentes

Os gerentes de escritório gerenciam o trabalho de escritório. Suas obrigações podem variar de contratar, demitir ou programar o trabalho da equipe, delegar funções, treinar novos funcionários, criar e aplicar políticas de escritório, supervisionar a equipe de trabalho, resolver situações e manter sistemas de computador.

Atenção de call centers

As pessoas que trabalham em um call center precisam atender às ligações telefônicas dos clientes da empresa para os quais trabalham. Você precisa responder às suas perguntas, receber reivindicações e processar pedidos.

Referências

1. Rob Waugh (2017). O que vem a seguir para a tecnologia de escritório? O telégrafo. Conectar para pequenas empresas. Retirado de: Telegraph.co.Reino Unido.
2. Lucy Kellaway (2013). Como o computador mudou o escritório para sempre. BBC Notícias. BBC tomado.com.
3. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2018). Gerenciamento de escritórios. Retirado de: em.Wikipedia.org.
4. Yajaira Gutierrez (2012). Noções básicas de escritório. Retirado de: Pedagageducomercial.Blogspot.com.
5. James Bucki (2018). Equipamento essencial para o escritório para iniciar um negócio. As operações de equilíbrio e tecnologia. Retirado de: TheBalance.com.