Funções de um secretário

Entre os principais Funções de um secretário Eles enfatizam a agenda, atendem ao público e gerenciam informações confidenciais. É a pessoa que é responsável por realizar tarefas de assistência administrativa em um escritório.

Esta posição pode ser exercida por um homem ou uma mulher, embora a mais comum seja que seja uma mulher que o exerce. Eles geralmente são responsáveis ​​por assuntos confidenciais de pessoas com alguma hierarquia dentro da empresa, como diretores, gerentes, presidentes, entre outros. Isso vem para transformá -los na mão direita do executivo para o qual eles trabalham.

Se a empresa for pequena, a maior carga de trabalho da secretária está relacionada às tarefas básicas do escritório.

Alguns países do mundo dedicam um dia especial no ano para agradecer e celebrar seu trabalho. Por exemplo, na Colômbia, Peru e México, o Secretário é 26 de abril, enquanto na Venezuela é 30 de setembro.

Principais funções de um secretário

O trabalho de um secretário é apoiar seu chefe para cumprir completamente seu papel na organização, sem atrasos ou distrações.

Embora a natureza da empresa afete o tipo de trabalho exigido de um secretário, pode -se dizer que suas principais funções são:

1- Gerenciamento da agenda

É responsabilidade do secretário manter -se atualizado com a agenda da pessoa para quem ele trabalha. Lá você deve refletir todos os seus compromissos de trabalho e, às vezes, pessoal.

Você também deve manter os dados de todas as pessoas e instituições com as quais seu empregador deve estar relacionado.

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A agenda da secretária geralmente serve como um registro operacional do executivo para o qual ela trabalha.

2- Atenção ao público

A atenção ao público é uma das tarefas mais fundamentais que o secretário deve fazer. Você deve atender chamadas e registrar o motivo deles, bem como todos os dados que permitem ao seu empregador monitorar o assunto.

É também a pessoa que recebe visitantes no escritório. É por isso que é importante que o Secretário mantenha uma imagem de acordo com a imagem corporativa do local de trabalho.

Seu papel não é apenas para cumprimentar e tornar os visitantes gentilmente, mas também fornece as primeiras instruções e diretrizes sobre a cultura organizacional e os processos internos da empresa.

3- Gerenciamento de documentos

Além de ser a pessoa que recebe e gerencia a correspondência de seu chefe, escreve uma secretária, lê, responde e arquiva a maioria dos cartões, notificações, memorandos e e -mails de seu empregador.

Para esse fim, deve ser tratado com certas aplicações de Programas Isso permite que você prepare mais agilidade e rapidamente tais documentos.

A especificidade dessas competências dependerá do tipo de trabalho necessário na área em que funciona.

A secretária lida com o banco de dados de contato de seu chefe e arquiva a correspondência por escrito, bem como as atas da assembléia e outros documentos de interesse no escritório.

É o secretário que normalmente toma nota dos assuntos discutidos em reuniões importantes.

4- Gerenciamento de informações sensíveis (interno e externo)

Entre as funções que distinguem uma boa secretária está de maneira adequada e eficiente de todas as informações extremamente importantes para a operação da empresa ou instituição em que funciona.

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Por exemplo, você deve ter controle de documentos legais que possam ser exigidos por instâncias do governo a qualquer momento.

Você também pode ter acesso a informações do ambiente ou a qualquer um dos atores relacionados à empresa. Esta informação deve ser gerenciada de maneira discreta, eficiente e oportuna.

5- Organização do escritório

O Secretário deve operar e manter os móveis de equipamento e escritório em operação: telefones, fotocopiadoras, impressoras, projetores, móveis, arquivadores, entre outros.

É quem carrega o controle do inventário de insumos e equipamentos de escritório. Ele também mantém os sistemas de arquivos físicos e eletrônicos em ordem, para que as informações estejam facilmente disponíveis para quando necessário.

A secretária deve ter seu espaço de trabalho limpo e organizado, pois geralmente são as primeiras coisas que as pessoas fora da empresa veem ao entrar em suas instalações.

6- Preparação de apresentações

Normalmente, um executivo deve apresentar seus relatórios na forma de apresentações que retomam e hierarquia. Para esta tarefa, ele geralmente pede ajuda de sua secretária.

A pessoa da Secretaria deve garantir que as informações que aparecem lá refletem corretamente os dados que seu chefe deseja compartilhar.

Também deve ser atento que seja uma apresentação livre de erros de ortografia e que seja consistente com a identidade gráfica da empresa.

7- vigilância administrativa

É também responsabilidade de um secretário estar ciente de que as políticas e procedimentos necessários para cuidar dos ativos da empresa ou instituição em que ela serve são cumpridos.

De acordo com o nível hierárquico de seu chefe, o Secretário pode validar a precisão dos dados que refletem os detalhes das operações do orçamento.

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Um secretário deve lidar com o controle da gestão e a administração correta de recursos no escritório.

8- Organização de deslocamento

Se o chefe precisar viajar muito para questões trabalhistas, o secretário terá a função de organizar tudo relacionado ao deslocamento. A partir da aquisição de passagens de trem ou avião, a hospedagem ou contratação de um motorista ou guia local.

9- Comunicação com outros departamentos

Em muitos casos, o Secretário é responsável por distribuir ou receber informações de outros departamentos antes de passar por seu chefe. Com isso, evite uma sobrecarga de trabalho para o seu superior, pois pode sintetizar as necessidades mais importantes e aqueles que exigem mais urgência.

O secretário virtual

Com a ascensão dos trabalhos on -line, a figura dos secretários surge on-line ou assistentes virtuais.

Esses secretários fazem a maioria das tarefas descritas acima, mas remotamente. Nesses casos, os secretários cobram seus serviços por hora ou por projeto.