Controle na administração

O que é controle na administração?

Ele Controle na administração Refere -se ao estabelecimento de padrões, medindo o desempenho real dos trabalhadores e tomando as medidas corretivas correspondentes diante de possíveis desvios das atividades de uma organização.

Quando as estratégias são estabelecidas e os planos são elaborados, a administração tem como principal tarefa para tomar as medidas correspondentes para garantir que esses planos sejam realizados ou, se as circunstâncias o justificarem, elas são modificadas.

A função de controle tem como objetivo garantir que os funcionários façam o que precisam fazer, já que a administração implica orientar o trabalho de outras pessoas. Esta é a função fundamental do controle administrativo.

Um bom sistema de controle de gerenciamento estimula a ação, ao detectar variações significativas do plano original e destacá -las para que as pessoas possam consertar as coisas. Os controles devem se concentrar nos resultados.

A função de controle da administração pode ser um fator determinante do sucesso organizacional. Todas as empresas que levam seus processos a sério devem considerar a implementação do gerenciamento de controle.

Origem

Na década de 1920, o engenheiro Henri Fayol desenvolveu uma teoria geral para a Administração de Empresas, que muitos chamaram de Fayolism. É amplamente reconhecido como um dos fundadores do método de gerenciamento moderno e seus princípios ainda se aplicam muitos anos depois.

Fayol propôs que havia cinco principais funções de gerenciamento: planejamento, organização, coordenação, gerenciamento e controle. E esses princípios de gerenciamento de controle ou gerenciamento de mudanças estão disponíveis para o benefício de uma empresa.

A função de controle de Fayol permanece relevante no sentido de que, para um gerente, analisar os desvios e fazer os ajustes necessários deve receber feedback sobre os processos em questão.

Atualmente, os aspectos da gestão podem ser realizados usando plataformas on -line, mas seus princípios e objetivos permanecem os mesmos.

Por que você precisa de controle na administração?

O controle é necessário para garantir que os funcionários agam a favor da organização

Se todos os funcionários sempre fizessem o melhor para uma empresa, controle e até a administração não seriam necessários.

No entanto, às vezes os funcionários não procuram prosseguir seguindo o melhor interesse da organização; portanto, uma série de controles deve ser implementada para se proteger contra comportamentos indesejáveis, além de promover ações desejáveis.

Um tipo importante de problemas contra sistemas de controle administrativo são limitações pessoais. As pessoas nem sempre entendem o que é esperado deles ou como podem fazer seu trabalho melhor, pois podem não ter a capacidade, o treinamento ou informações necessários.

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Tipos de controle

Controles regulatórios

Os controles regulatórios promovem a consecução de objetivos nas políticas de controle administrativo, pois é o resultado de um procedimento operacional padrão e políticas atuais de uma empresa.

A chave é corresponder aos objetivos da organização, como a satisfação do cliente, com controles regulatórios, como os procedimentos e políticas da empresa. É importante alcançar o tipo certo de equilíbrio entre muito pouco e muito controle administrativo. Existem três tipos de controles regulatórios:

• Burocrático.
• Financeiro.
• De qualidade.

Controles burocráticos

O controle burocrático deriva da autoridade, devido à posição da pessoa na faixa da empresa. Quanto maior a hierarquia da empresa, mais controle você terá sobre políticas e procedimentos operacionais.

A questão mais importante para esse controle é como preservar a cadeia de comando e gerar flexibilidade dentro do sistema. É possível através de um procedimento operacional padrão que delega toda a responsabilidade por uma cadeia de comando descendente.

Controles financeiros

O controle financeiro inclui objetivos importantes relacionados às finanças, para as quais a gerência é responsável. É mais popular entre várias unidades de negócios estratégicas.

Os gerentes são responsáveis ​​por manter os custos alinhados e alcançar os objetivos financeiros que contribuem para a lucratividade geral de uma empresa.

Controles de qualidade

Esse tipo de controle influencia o resultado final do produto ou serviço oferecido aos clientes. Você precisa garantir nesse controle que há espaço para padronização e criatividade.

Controles regulatórios

É baseado em padrões de ação aceitos que governam o gerenciamento e o comportamento dos funcionários. Ajuda a entender certos comportamentos aceitáveis ​​e que são menos aceitáveis. O controle regulatório inclui dois tipos de padrões:

• Padrões da equipe

São as regras informais que conscientizam os membros de uma equipe de suas responsabilidades. É assim que os membros de uma equipe interagem entre si ao longo do tempo, pois todos estão passando por uma fase de crescimento.

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É uma influência poderosa no comportamento e acaba sendo parte integrante do controle administrativo.

• Padrões culturais organizacionais

Esse tipo de controle administrativo é baseado na cultura organizacional e envolve os valores, rituais e crenças compartilhados de uma organização. O trabalho em equipe e a colaboração são importantes para alinhar os padrões e objetivos.

Fases do controle da administração

Dependendo do tamanho da organização, uma ou mais pessoas participam do controle

O controle tem várias fases:

Estabelecer padrões

Os padrões são os critérios definidos para avaliar o desempenho. São pontos selecionados no planejamento que medem o desempenho, para que os gerentes possam receber indicadores sobre como tudo vai e, portanto, não precisa monitorar cada etapa na execução do plano.

Esses elementos padronizados compõem objetivos mensuráveis, que para controle são especialmente importantes. Por exemplo, em uma empresa industrial, você pode padronizar metas de produção e vendas, objetivos de assistência ao trabalho, registros de segurança etc.

Por outro lado, nas indústrias de serviço, os padrões podem incluir o tempo em que os clientes precisam esperar na cauda de um banco ou o número de novos clientes atraídos por uma campanha de publicidade.

Medir o desempenho

A medição de desempenho deve ser realizada com relação aos padrões com vistas ao futuro, para que os desvios possam ser detectados antes que ocorram, evitando ações apropriadas.

Se os padrões foram adequadamente elaborados e os mecanismos estiverem disponíveis para determinar exatamente o que os funcionários estão fazendo, é muito fácil avaliar o desempenho real ou esperado.

Por exemplo, pode ser bastante simples estabelecer um padrão de horário de trabalho para a fabricação de um artigo produzido em massa e pode ser igualmente simples de medir o desempenho contra esse padrão em tipos exclusivos de trabalho.

No entanto, existem muitas atividades para as quais é difícil desenvolver padrões precisos e há muitas atividades difíceis de medir. Por exemplo, controlar o trabalho do gerente de relações trabalhistas não é simples, porque não é fácil desenvolver padrões definidos.

O superior desse tipo de gerente é baseado em padrões imprecisos, como a atitude dos sindicatos, o entusiasmo e a lealdade dos subordinados, o índice de rotação do trabalho, etc.

Determinar se o desempenho coincide com o padrão

É uma etapa fácil, mas importante, no processo de controle. Isso implica comparar os resultados obtidos com os padrões já estabelecidos. Se o desempenho coincidir com o padrão, os gerentes podem assumir que tudo está sob controle. Nesse caso, os gerentes não precisam intervir nas operações da organização.

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Adote medidas corretivas

Esta etapa se torna essencial quando o desempenho não atende ao padrão e a análise mostra que as ações corretivas são necessárias. Essas ações corretivas podem implicar uma mudança em uma ou mais atividades das operações da empresa.

Por exemplo, o gerente da agência do banco pode descobrir que mais caixas eletrônicos são necessários para atender ao padrão anteriormente estabelecido de cinco minutos do cliente.

O controle também pode mostrar a existência de padrões inadmissíveis. Ação corretiva neste caso pode sugerir ter que alterar o padrão original, em vez de mudar o desempenho.

A menos que os gerentes vejam o processo de controle até que sua conclusão simplesmente monitore o desempenho, em vez de exercer controle. A ênfase deve sempre ser de criar maneiras construtivas de trazer desempenho a um padrão, em vez de simplesmente identificar uma falha.

Exemplos de controle

Os gerentes de organizações realizam atividades de controle diariamente:

• Observe se um determinado funcionário ou departamento da organização está seguindo procedimentos de negócios (controle burocrático).
• O gerente aprova que um funcionário ou departamento realiza novas atividades necessárias na organização (controle burocrático).
• O gerente aprova que um funcionário ou departamento realiza uma despesa (controle burocrático).
• Meça a cobrança de uma semana, semana ou mês específica (controle financeiro).
• Meça as despesas de um dia, semana ou mês (controle financeiro).
• Um gerente de departamento ou chefe de fábrica avalia o nível de qualidade média das unidades produzidas (controle de qualidade).
• O gerente avalia se as regras estabelecidas nos guias do funcionário (controle regulatório) estão sendo seguidas.

Referências

1. Kenneth Merchant (1982). A função de controle do gerenciamento. MIT Sloan. Retirado de: SloanReview.mit.Edu.
2. Workfront (2019). O que é gerenciamento de controle e por que é estenonial? Retirado de: Workfront.com.
3. Hitsh Bhasin (2019). Controle de gerenciamento: significado, tipos e recursos do controle de gerenciamento. Marketing91. Retirado de: marketing91.com.
4. Idunote (2020). 4 etapas no processo de controle em gerenciamento de negócios. Retirado de: Idunote.com.
5. Wikipedia, a Enciclopédia Livre (2020). Controle (gerenciamento). Retirado de: em.Wikipedia.org.