Funções gerais de caixa, políticas e gerenciamento

O Caixa geral É um livro auxiliar no qual todas as transações de recebimentos e pagamentos em dinheiro, incluindo depósitos e retiros bancários são armazenados. É o principal armazém de informações relacionado ao dinheiro de uma empresa.

As empresas dividem o Fundo Geral em dois segmentos: o desembolso em dinheiro, onde todos os pagamentos em dinheiro, como despesas operacionais e contas a pagar, são registrados e as cobranças em dinheiro, onde toda a receita de caixa é registrada, como vendas de dinheiro e contas a receber.

Fonte: Pixabay.com

Uma empresa usa o Fundo Geral para monitorar os diferentes recebimentos de caixa e pagamentos que viajam por uma empresa.

As informações na caixa geral são registradas periodicamente no maior livro. Ele se compara rotineiramente aos registros do banco por meio de uma reconciliação bancária, para garantir que as informações no livro estejam corretas.

Se não estiver correto, uma entrada de ajuste será feita para colocar a caixa geral de acordo com as informações do banco.

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Funções da caixa geral

As atividades econômicas de qualquer negócio implicam uma entrada e saída de caixa regulares e equivalentes de caixa. A caixa geral ajuda a liderança da empresa a determinar quanto dinheiro os negócios têm em um determinado momento.

Com essas informações, a empresa pode mostrar seu status de fluxo de caixa aos credores e, assim, garantir que o desafio competitivo esteja enfrentando efetivamente.

O fluxo de caixa se concentra no dinheiro que a empresa gasta em atividades de investimento, operação e financiamento.

Em empresas que lidam com uma grande quantidade de transações de débito e caixa, o Fundo Geral substitui uma conta em dinheiro separada no maior livro da empresa.

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Empresas com menos pagamentos em dinheiro e recebimentos podem não exigir uma caixa geral e optar por usar apenas uma conta em dinheiro.

Registro contábil

A caixa geral é usada para registrar recibos e pagamentos em dinheiro. Funciona como um livro auxiliar.

Os ingressos relacionados à recepção e pagamento em dinheiro são registrados pela primeira vez na caixa geral e depois contados nas contas correspondentes do livro.

Além disso, o Fundo Geral substitui a conta em dinheiro no livro de contabilidade. Se uma caixa geral permanecer corretamente, você não precisará abrir uma conta em dinheiro no livro de contabilidade.

Existem muitas razões pelas quais uma empresa pode registrar transações usando uma caixa geral em vez de uma conta em dinheiro.

- Eles são fáceis de acessar saldos de caixa.

- Erros podem ser facilmente detectados através da verificação.

- As entradas são mantidas atualizadas, porque o saldo é verificado diariamente.

Políticas

No contexto comercial, são adotadas políticas de caixa seguras, especialmente as relacionadas ao cheque do Fundo Geral, para promover relatórios precisos e impedir o roubo de ativos.

Mantenha o dinheiro recebido do dinheiro para pagamentos

Você nunca deve colocar o dinheiro recebido na caixa pequena. Causará erros e confusão nos registros contábeis.

Todo o dinheiro que entra na empresa deve depositar rapidamente o banco e entrar nos registros antes de ser pago novamente. Caso contrário, pode ser confundido ao reconciliar o saldo de caixa.

Dê recibos do dinheiro recebido

A emissão adequada de recebimentos ajuda a proteger a empresa que alguém empacotou o dinheiro em vez de depositá -lo. Os recibos devem ser pré-número com duplicado.

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Receba recibos pelo dinheiro pago

Às vezes, pode não ser possível obter recibos. Por exemplo, ao comprar itens em um mercado.

Nesse caso, o custo de cada transação deve ser observado imediatamente para não esquecer os valores. Em seguida, eles podem ser transferidos para um recibo de dinheiro para um gerente para autorizá -los.

Depositar dinheiro no banco

Ter dinheiro no escritório é tentador. Muitas vezes uma fraude começa dessa maneira.

O dinheiro deve ser depositado rapidamente no banco. No máximo, nos três dias de sua recepção.

Procedimento para receber dinheiro

Para proteger as pessoas que lidam com dinheiro, sempre deve haver duas pessoas presentes ao abrir dinheiro, envelopes e outras caixas de dinheiro. Ambas as pessoas devem contar o dinheiro e também assinar o recibo.

Minimizar transações em dinheiro

A caixa deve ser usada apenas para fazer pagamentos quando os outros métodos são impossíveis. O ideal é configurar as contas dos fornecedores para pagar as faturas com transferências bancárias.

A vantagem de pagar com cheques é que há um conjunto de registros adicionais na forma de um estado de banco. Além disso, garante que apenas pessoas autorizadas fazem pagamentos, reduzindo a possibilidade de roubo ou fraude.

Dirigindo

A caixa geral é geralmente subdividida em recibos de caixa e um diário de desembolso em dinheiro quando há um grande número de transações.

Em uma pequena empresa, com menos volume transacional relacionado a dinheiro, todas as transações em dinheiro são registradas em uma única caixa geral.

Processo de informação

Transações em dinheiro viajam por diferentes fases antes de terminar em um relatório de liquidez. Em geral, os ingressos e saídas em dinheiro são registrados através do débito e credenciamento da conta em dinheiro.

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Por exemplo, as cobranças dos clientes são contadas por debitar na conta em dinheiro e credenciar na conta das contas a receber. As informações no Fundo Geral são inseridas em ordem cronológica, a fim de facilitar a busca de transações.

Em seguida, os insumos em dinheiro entram no saldo do teste, o que ajuda os contadores a verificar se o total de empréstimos é igual ao débito total.

O terceiro passo no processo de informação financeira leva a disseminar dinheiro no saldo corporativo.

Registro de transações

A primeira entrada da caixa geral é o saldo inicial no início de um período contábil. Cada entrada deve conter uma data, uma nota sobre a despesa ou recebimento e o valor total da transação.

As transações do Fundo Geral também devem ser transferidas para as contas ou títulos correspondentes no livro principal.

Por exemplo, os pagamentos recebidos em dinheiro pelos serviços prestados estão listados na seção "Ativos" do livro principal.

As despesas em dinheiro para suprimentos e outros materiais comerciais são listados como despesas.

Uma empresa deve conciliar o Fundo Geral com os estados mensais de conta bancária recebidos da instituição financeira e levar em consideração discrepâncias nos fundos.

Referências

1. Will Kenton (2019). Livro caixa. Inventopedia. Retirado de: Investopedia.com.
2. Contabilidade para a gerência (2018). O que é um livro de caixa? Retirado de: Contabilidade Formulário.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). O que é um caixa e um livro? Small Business - Chron.com. Retirado de: Smallbusiness.Chron.com.
4. Steven Bragg (2018). Livro caixa. Ferramentas de contabilidade. Retirado de: AccountingOols.com.
5. Marquês Codjia (2017). A importância de um livro de caixa em contabilidade. Bizfluente. Retirado de: Bizfluente.com.
6. Humentum (2019). Dicas principais para controlar o dinheiro. Retirado de: Humentum.org.