Automação de processos característicos, para que serve, exemplos

O Automação do processo É um termo tecnológico usado para descrever qualquer atividade automatizada usando computadores e software. As tarefas que foram automatizadas exigem menos intervenção humana e um tempo de entrega mais curto.

Os processos de negócios são documentados e gerenciados para fornecer maior coerência e transparência às tarefas. Esta automação pode ser controlada por software e aplicativos específicos. Também é chamado de automação de processos de tecnologia da informação.

Toda empresa precisa dessa automação para lidar com atividades rotineiras, pequenas ou grandes em escala. Isso ajuda uma organização empresarial a gerenciar tarefas de escritório mecânico.

A automação do processo se concentra principalmente na automação e depois perfeita. Como os requisitos de negócios variam regularmente, os processos piloto não são projetados antes da escolha do software.

Realizar processos de automação pode ser uma atividade significativa. Como muitos ambientes de computadores de negócios são virtuais ou baseados na nuvem, sua complexidade pode ser um desafio.

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Características de automação

Não requer código de programação

Os funcionários só precisam receber treinamento sobre como funciona, o que é muito fácil de aprender. Isso fornece uma vantagem sobre os métodos tradicionais de automação.

Fácil de usar

Os softwares de automação geralmente são muito fáceis de entender e usar. Portanto, os usuários não precisam de nenhum conhecimento especial para usá -los.

Unid

As plataformas de automação de processos visam integrar perfeitamente esses três elementos:

Regras

São as cláusulas, dados e documentos que protegem os parâmetros de negócios. Parte dessas regras pode ser completamente automatizada, enquanto outras devem ser revisadas por alguém envolvido no processo.

Dados estruturados

São as informações nos aplicativos de negócios mencionados quando os processos são atualizados. Esses dados são altamente organizados e facilmente detectáveis ​​por algoritmos, pois aparecem em campos fixos dentro dos registros.

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As máquinas podem gerar dados estruturados, como sensores que medem a temperatura. Também os humanos, como quando a idade, sexo ou campos nacionais de uma forma completa.

Dados não estruturados

Embora sejam mais subjetivos, são extremamente importantes, pois a maioria das informações usadas para tomar decisões comerciais não são estruturadas. Esses dados podem vir de muitas partes e não é fácil colocá -las no formato estruturado de linhas e colunas para facilitar sua análise.

O que é a automação de processos para?

Tarefas rotineiras e repetitivas

Os processos gerenciáveis ​​por meio da automação são: Trabalho de montagem, tarefas de gerenciamento de projetos, monitoramento de segurança, fluxos de processo para o preenchimento de pedidos e gerenciamento de inventário.

Ao reduzir o trabalho manual nesses processos, as tarefas podem ser executadas uniformemente e com pequenos erros de erros. As pessoas podem ser atribuídas a tarefas que exigem maiores critérios.

Monitoramento e alertas

O objetivo é alcançar total clareza dos processos que ocorrem fora das instalações comerciais.

Por exemplo, coloque os sensores em recipientes carregados para rastrear seus movimentos, emitindo alertas ao quebrar os selos ou quando as condições de temperatura não são boas em recipientes que transportam medicamentos ou alimentos.

tomando uma decisão

Um cliente quer obter um empréstimo. Portanto, o funcionário usa a automação no processo de aprovação, executando uma análise financeira para verificar o crédito do cliente. Instantaneamente você pode dizer ao cliente o valor do empréstimo, sob qual taxa de juros e outras condições.

A empresa economiza dinheiro, o risco de o funcionário tomar uma decisão inconsistente é reduzida e o cliente está satisfeito porque ele recebe uma resposta imediatamente.

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Gerenciamento de documento

Isso foi incorporado a processos comerciais que variam de solicitações de compra e processamento de pedidos a aprovações do orçamento. Aplicações eletrônicas, assinaturas, aprovações e arquivos são organizados em um fluxo de trabalho sem papel.

Benefícios

Seja facilitando o fluxo de trabalho, fazendo o trabalho de trabalhadores mais rapidamente ou garantindo que o trabalho seja bem feito, a automação de processos ajuda as organizações a permanecerem competitivas.

Produtividade

- O software não esquece nenhum prazo, desde que as informações necessárias sejam inseridas corretamente no sistema.

- A eficiência aumenta muito, já que o software funciona sem se cansar e não comete nenhum erro.

- A conclusão do fluxo de trabalho atribuída é acelerada à medida que o tempo de resposta acelera.

Além disso, à medida que o número de trabalhadores é reduzido após sua implementação, a empresa pode economizar dinheiro com despesas gerais. Trabalhadores capazes de resolver problemas mais complexos podem ser atribuídos.

Confiabilidade de dados

Máquinas não cometem erros. As ações nunca são atrasadas, a menos que seja ordenado para fazê -lo. Isso garante melhor conformidade com os estatutos existentes e uma faixa de auditoria. Existem menos possibilidades que ocorrem erros humanos inadvertidos, garantindo assim uma saída consistente do processo.

Redução de custos

Ele garante que o custo de concluir um projeto diminua. Além disso, os trabalhadores ligados a empregos repetitivos agora podem participar de outros projetos complexos e de alto valor.

Essa divisão de funções pode ser benéfica no setor financeiro e trabalhista. Os trabalhadores se sentem mais valiosos e também têm uma satisfação mais profunda.

Exemplos de automação de processos

Escritório sem papéis

Uma empresa de transporte pretende aumentar seu número de motoristas, sem aumentar a equipe do escritório, buscando aumentar a produtividade.

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O maior obstáculo é que todo o trabalho de escritório é feito manualmente. Os motoristas coletam as informações de pagamento do cliente, também realizando um monitoramento manual de seus próprios horários.

Essas informações são entregues ao escritório ligando para um telefone ou fax, para serem admitidos manualmente em contabilidade. Este processo é lento, ineficaz e também propenso a erros humanos.

O fluxo do processo melhorou com sua automação. A empresa concedeu os comprimidos de motorista com software que:

- Rastreia automaticamente a estrada nos motoristas.

- Informações do cliente captura facilmente.

Esta informação é enviada automaticamente para a equipe do escritório, sincronizando com o sistema contábil.

Redução de erros

Um desenvolvedor de sistemas de informação grande e complexo trabalha com um parceiro para construir um sistema que facilite a solicitação de alteração no Conselho de Atividades.

O processo anterior foi complicado, porque os dados foram passados ​​manualmente através de vários sistemas diferentes. Embora o processo tenha funcionado bem, em casos particulares, qualquer erro pode levar a falhas.

Ao centralizar esse processo com a instalação de um único sistema, a empresa reduziu o processo de aprovação, facilitando assim seu monitoramento e evitando erros causados ​​por não transferir corretamente as informações entre os sistemas entre os sistemas.

Referências

1. Enginess (2016). 3 Exemplo de automação de processos de negócios. Retirado de: Enginess.Io.
2. Elena Haidukova (2019). Basics de automação de processos para manequins. Comindware. Retirado de: Comindware.com.
3. SmartSheet (2020). Tudo o que você precisa saber sobre a automação de processos de negócios. Retirado de: SmartSheet.com.
4. Médio (2020). O que é automação de processos de negócios? Tirado de: médio.com.
5. Mary Shacklett (2015). Automação de processos de negócios: onde funciona e onde não. Zdnet. Retirado de: ZDNet.com.