10 funções de um assistente administrativo

As Funções de um assistente administrativo Eles são tarefas de assistência e acompanhamento para as atividades normais desenvolvidas por uma empresa. Portanto, eles são fundamentais para o funcionamento eficaz do mesmo.

Essas atividades geralmente são variáveis ​​de acordo com a área de negócios da empresa onde trabalham. Por exemplo, em escritórios especializados, como estudos de direito, os participantes geralmente têm treinamento específico para o desempenho de determinadas atividades.

No entanto, existem funções comuns a todas as áreas que geralmente giram em torno da distribuição e administração de informações no escritório. Isso inclui gerenciamento de documentos, organização de arquivos e eventos.

Mas essas atividades podem se tornar muito mais amplas. Em algumas ocasiões.

Principais funções de um assistente administrativo

1- Gerenciamento de documentos

Uma das principais funções de um assistente administrativo é ajudar os membros do escritório com gerenciamento de documentos e arquivos.

Geralmente essa tarefa está relacionada ao armazenamento, organização e administração de arquivos. No entanto, em certas ocasiões, também pode ser necessário escrever, editar e revisar documentos.

Em algumas empresas, eles são solicitados a tirar cartas ou anotações e registrar as atas das reuniões que ocorrem.

Em alguns casos, por exemplo, quando se trata de uma lei de advogados, é necessário treinamento especializado para cumprir essas funções: o assistente administrativo deve entender a terminologia e procedimentos legais.

Por outro lado, os assistentes administrativos que trabalham no campo da medicina precisam de conhecimentos diferentes. Eles devem ter o treinamento necessário para o tratamento com os pacientes e a leitura de relatórios médicos.

2- Planejamento de eventos

O planejamento de eventos do escritório também é geralmente de responsabilidade dos participantes administrativos. O tamanho dessa responsabilidade pode ser variável de acordo com o tamanho da empresa.

Um evento pode simplesmente ser um conselho ou um almoço comercial, mas também pode ser um congresso maior ou um partido empresarial. Em ambos os casos, o assistente deve gerenciar todos os critérios relacionados ao evento.

Isso inclui entrar em contato com fornecedores, fazer reservas, escolher menus e decoração. Mas também inclui entrar em contato, convidar e confirmar os participantes, palestrantes e palestrantes, caso este seja necessário.

3- Cuidados presenciais para usuários e visitantes

A atenção dos usuários geralmente é uma das tarefas mais comuns para participantes administrativos. O público para o qual a atenção está sempre focada no tamanho da empresa e em sua orientação para os negócios.

No caso de pequenas empresas que servem diretamente ao público, é possível que o assistente administrativo receba clientes. Quando isso acontece, o trabalho deles visa orientá -los e atendê -los durante a passagem pelas instalações da empresa.

Em empresas maiores, o assistente administrativo deve comparecer a outros visitantes como parceiros ou grandes fornecedores.

Nesse caso, sua missão será guiá -los em conformidade com sua agenda e reuniões com a gerência ou outras áreas da empresa.

4- Telefone e atenção virtual

A categoria de serviço do usuário inclui telefone e atendimento virtual. No caso de atendimento telefônico, a orientação de clientes e parceiros está incluída, bem como a organização e a administração de agendas.

Ao se referir ao atendimento virtual, as tarefas dependerão dos canais organizados pela empresa para serviço público ou gerenciamento de informações.

Em alguns casos, trata -se de gerenciar e -mails, responder, encaminhar ou arquivar mensagens conforme necessário.

Em outros casos, quando os canais de comunicação virtual são mais diversos, outras tarefas podem ser incluídas, como atenção ao público através de sistemas de bate -papo ou até mesmo as preocupações através das redes sociais da empresa.

Em grandes empresas, é comum que exista pessoal especificamente focado na atenção desses canais de comunicação. Quando as empresas são pequenas, essa tarefa geralmente permanece nas mãos dos participantes administrativos.

5- Administração da Agenda

A gestão das agendas é geralmente uma das tarefas mais importantes dos participantes administrativos. Essa responsabilidade inclui receber consultas e reuniões por telefone, face -to -face ou online e organizá -las na agenda de acordo com os critérios definidos.

Ele também inclui a programação de reuniões dentro e fora da empresa, almoços de trabalho e viagens de negócios.

Nesses últimos casos, a reserva, hotéis, restaurantes ou salas de reunião do assistente também é de responsabilidade do assistente conforme necessário, conforme necessário.

6- Contabilidade

Em algumas ocasiões, os participantes administrativos são responsáveis ​​pelo monitoramento e registro de despesas que ocorrem na empresa. Esses deveres podem ser simples, como o registro de certas despesas em uma planilha.

Em alguns casos, o assistente deve ter treinamento para o desenvolvimento de tarefas mais complexas. Por exemplo, suas responsabilidades podem incluir a apresentação de relatórios contábeis à gerência.

Geralmente isso depende do tamanho da empresa. Uma grande empresa geralmente tem papéis mais especializados; Nestes, as informações contábeis são administradas por uma pessoa contratada para esse fim.

No entanto, uma das habilidades fundamentais para qualquer assistente administrativo é o software de contabilidade de escritórios, como o Microsoft Excel.

7- Gerenciamento tecnológico

O gerenciamento de recursos tecnológicos também faz parte das funções dos participantes administrativos. Nesse sentido, sua responsabilidade é garantir que todas as ferramentas necessárias para a operação da empresa operem bem.

Isso inclui o backup de informações contidas em equipamentos de computador e atualização antivírus, entre outras tarefas.

Por outro lado, a administração de equipamentos como projetores e laptops está incluída. Também implica a revisão e manutenção do equipamento necessário para o desenvolvimento normal das atividades que estão sob sua responsabilidade.

Isso não significa que o assistente administrativo deve ter conhecimento técnico. Seu trabalho consiste especificamente na contratação de pessoal técnico que executa a manutenção do equipamento periodicamente para evitar contratempos.

8- Coleção e coleção de encomendas

A recepção e entrega de correspondência e parcela serão a função do assistente administrativo. Isso estará ciente do envio -a seguir -ups de pagamentos, se necessário. Por sua vez, você deve gerenciar a correspondência e entregá -la aos departamentos correspondentes.

9- Gestão de dados de pessoal

O assistente administrativo deve ter controlado os dados pessoais da empresa ou dos funcionários da instituição. Isso servirá para tornar o caso necessário, o auxiliar pode fornecer as informações rapidamente. Para fazer isso, ele cuidará da obtenção dos dados de identificação ou interesse de cada funcionário.

10- Transcrição da informação

Nas reuniões, é possível que a presença do Assistente Administrativo seja obrigado a tomar nota do acima e depois transcrevê -lo para o formato escrito. O mesmo acontecerá se algumas conversas forem realizadas por áudio e precisarem ser transcritas.

Habilidades de um assistente administrativo

Entre as habilidades e capacidades de um assistente administrativo, pode -se mencionar:

- Conhecimento do escritório (banco de dados, planilhas, processadores de texto, programas de auto -edição ...).

- Habilidades de comunicação.

- Para ser organizado.

- Capacidade de gerenciar tempo e recursos.

- Boa memória. 

- Habilidade com programas de computador. 

- Habilidade para digitar.

- Capacidade de síntese.

- Capacidade de trabalho em equipe.

- Bom nível de escrita, ortografia e compreensão de leitura.

- Eficiência e produtividade.