Secretária executiva

Um secretário executivo é quem apóia os executivos de alta ranhura de uma empresa

Qual é o secretário executivo?

O secretária executiva É um trabalho ou profissão que serve para fornecer o máximo apoio a funcionários de alta ranhura em uma empresa ou organização. Será quem organizará e manterá o cronograma dos executivos e os ajudará a realizar uma ampla variedade de tarefas administrativas.

O objetivo é contribuir para a eficiência geral dos negócios, garantindo que todas as tarefas administrativas atribuídas sejam realizadas de uma maneira oportuna e eficiente.

Uma secretária é a pessoa que fornece suporte administrativo e pode executar tarefas como escrever e arquivar, atender o telefone e transmitir mensagens.

O secretário executivo, ou assistente administrativo, também faz algumas dessas atividades, além da coordenação do escritório, da pesquisa de produtos, da interação com os fornecedores, da solicitação de produtos e da criação de um banco de dados.

Normalmente, os secretários executivos recebem salários mais altos que os secretários, porque realizam funções de alto nível e aceleram a produtividade do escritório. Eles podem ocupar esta posição de homens e mulheres.

Perfil do secretário executivo

- Bacharel em Administração de Empresas ou Campos Relacionados.

- Experiência comprovada como secretária executiva ou uma função administrativa semelhante.

- Seja competente no gerenciamento do Microsoft-offfice de maneira integral, e no software "backffice", por exemplo, sistemas ERP.

- Conhecimento profundo da administração de escritórios e procedimentos contábeis básicos, bem como o vocabulário técnico relevante que é tratado na indústria.

- Familiaridade com os métodos de pesquisa básica e com as técnicas para a apresentação de relatórios.

Pode atendê -lo: mudança estrutural: conceito, características, exemplos

- Excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e gerenciamento de tempo.

- Excelentes habilidades de comunicação e negociação.

- Integridade e confidencialidade.

- Mostrar velocidade e habilidade tanto no gerenciamento de tempo quanto nos recursos de multitarefa (multitarefa).

Habilidades necessárias

- Secretários executivos devem ser eficientes em Habilidades básicas como escrever, gramática, ortografia e pontuação, e ter experiência em usar equipamentos de escritório e aplicativos de software, como processamento de texto, planilhas e gráficos.

- Eles devem ter excelentes habilidades para gestão de tempo e a capacidade de cumprir efetivamente várias responsabilidades.

- Também precisa de outras qualidades, como bom julgamento, diplomacia, discrição e Capacidade de resolver problemas autônomo.

- Eles precisam de sólidos habilidades de comunicação Para interagir com o público, escrever relatórios e revisar publicações.

- Saber Preste atenção total O que as outras pessoas dizem, dedicando tempo para entender os pontos que estão sendo feitos, fazendo perguntas conforme apropriado e não interrompendo em momentos inadequados.

- Entendimento total de orações e parágrafos escritos Em documentos relacionados ao trabalho.

- Comunicar claramente Com outras pessoas para transmitir as informações de maneira eficaz.

- Ter uma Comunicação por escrito eficaz, como mais apropriado para as necessidades do público.

- Eles devem desenvolver o pensamento critico, O uso da lógica e o raciocínio para identificar os pontos fortes e fracos de soluções alternativas, conclusões ou abordagens para os problemas que surgem.

- Ser capaz de assumir um aprendizado proativo, Entenda as implicações das novas informações para resolução de problemas e tomada de decisão atual.

Pode atendê -lo: trabalho direto

- Ser capaz de Revise e avalie seu próprio desempenho e o de outras pessoas ou organizações, a fim de fazer melhorias ou tomar medidas corretivas.

Funções de um secretário executivo

- Um secretário executivo pode ser responsável pela pequena caixa e contabilidade, mas também pode administrar um orçamento.

- Você pode publicar itens em um site, embora também possa projetar e gerenciar o site.

- Você pode fazer a entrada de dados em uma planilha que ela projetou e que usa para relatar funções.

- Um secretário executivo pode supervisionar a equipe administrativa. Ele freqüentemente informa o diretor executivo e pode apoiar um ou mais executivos de alto nível.

Responsabilidades

Atenção aos executivos

- Mantenha o cronograma dos executivos e ajuda no planejamento dos compromissos, reuniões do Conselho de Administração, Conferências, etc.

- Participe de reuniões para fazer minutos e encontrar minutos, depois compilá -las, transcrevê -las e distribuí -las.

- Faça todos os acordos de viagem para executivos: compra de passagem, reserva de hotel, entrega diária, gerenciamento e revisão da documentação relevante, etc.

- Realize as investigações confiadas, colete dados e prepare documentos ou relatórios para consideração e apresentação por executivos, comitês e conjuntos de diretores, conforme designado.

- Lidar com documentos confidenciais, garantindo que eles permaneçam protegidos e seguros.

Interação interna e externa

- Receber e filtrar os telefonemas, redirecionando -os para a pessoa apropriada quando conveniente.

- Manuseie, priorize e distribua todas as correspondências de entrada ou saída (email, cartas, fax, pacotes, etc.), lendo e analisando os memorandos, apresentações e relatórios recebidos para determinar sua importância e planejar sua distribuição.

Pode servir a você: economia industrial: conceito, importância, exemplo do México

- Prepare respostas para a correspondência contendo consultas de rotina.

- Supervisionar o uso de suprimentos de escritório e negociar termos com fornecedores para garantir que os pedidos sejam mais lucrativos.

- Encontre -se com indivíduos, grupos de interesse especial e outros, em nome de executivos, comitês e Conselho de Administração.

- Bem -vindo aos visitantes e determine se eles devem ter acesso a certas pessoas específicas.

Suporte administrativo

- Mantenha os registros eletrônicos e em papel arquivados, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis para recuperá -las rapidamente.

- Prepare faturas, relatórios, cartas, demonstrações financeiras e outros documentos, usando o software de processamento de texto, planilhas, bancos de dados e/ou apresentações, fornecendo a assistência correspondente na contabilidade.

- Executar tarefas gerais de escritório, como manter sistemas de administração e transporte de trabalho contábil básico.

- Coordenar e diretamente serviços de escritório, como registros e preparação do orçamento, para ajudar os executivos.

- Estabelecer e supervisionar políticas e procedimentos administrativos, tanto para escritórios quanto para funcionários da organização.

- Revise as práticas e procedimentos operacionais para determinar se as melhorias podem ser feitas em áreas como fluxo de trabalho, procedimentos de relatórios ou despesas.

- Supervisionar e treinar outra equipe administrativa.

Referências

1. Viável. Descrição do trabalho do secretário executivo. Retirado de recursos.Viável.com.
2. HrVillage. Descrição do trabalho do secretário executivo. Retirado de hrvillage.com.
3. BSR. Responsabilidades do Secretário Executivo. Retirado de beastsompleResume.com