Qual é o ciclo de vida dos documentos?

Ele Ciclo vital de documentos Consiste em uma sucessão de estágios pelos quais um arquivo viaja ao longo de sua vida útil. Essas fases, variam desde a criação de um documento, através de todos os seus usos e modificações, até que seja destruído ou arquivado permanentemente.

O conceito do ciclo de vida dos documentos foi criado nos Estados Unidos após a Segunda Guerra Mundial. Isso obedeceu à necessidade de encontrar uma maneira apropriada de gerenciar muitos arquivos que haviam acumulado.

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Cada disciplina aborda de maneira diferente o ciclo de vida dos documentos, levando em consideração sua abordagem e a natureza do arquivo. Por exemplo, o ciclo de vida de um documento legal pode ter estágios diferentes para aqueles que têm um documento acadêmico.

Em cada caso, as considerações da época em que um documento deve ser mantido, como ser armazenado ou qual é o seu uso correto. Da mesma forma, também existem abordagens diferentes nos estágios de seu ciclo de vida.

Por exemplo, pode haver documentos sem nenhum valor para uma empresa ou para uma entidade do governo devido à sua antiguidade. No entanto, esses mesmos arquivos podem ter um alto valor histórico para um museu.

Outra diferença fundamental é o que existe entre documentos análogos e digitais. Embora a importância esteja no conteúdo dos documentos, a existência dos arquivos digitais implica particularidades em sua manipulação e nos estágios de seu ciclo de vida.

As três idades dos documentos

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Em 1972, o historiador Carlos Wyffels propôs a teoria das três idades. De acordo com isso, os documentos são objetos que têm um processo vital em todo o qual seus usos são transformados.

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Em geral, os documentos têm um uso intensivo imediatamente após sua criação e por um certo tempo. No entanto, com o tempo, esse uso é reduzido até o tempo em que parar completamente, seja porque eles são arquivados ou destruídos.

De acordo com Wyffels, esse ciclo pelo qual todos os documentos estão passando é dividido em três idades: idade administrativa ou ativa, idade intermediária ou semi -ativa e idade inativa ou histórica.

A idade administrativa ou ativa (arquivo de gerenciamento)

Refere -se ao período ativo de um documento. Começa no momento de sua criação e passa por diferentes estágios em que é consultado, transferido e compartilhado com frequência.

Por exemplo, a idade administrativa de um bilhete de serviços públicos começa quando é gerado. Em seguida, continua em movimento por um tempo limitado: enquanto uma entrega de correio ou enviada por e -mail, quando consulta e quando paga.

A idade intermediária ou semi -ativa (arquivo central)

É aquele período em que o documento perdeu a utilidade para a qual foi criado. Portanto, não tem uso tão ativo quanto na idade administrativa. No entanto, é preservado e pode ser consultado de uma maneira rara.

Por exemplo, a idade intermediária de um bilhete de serviços começa quando, depois de pagá -lo, é arquivado em uma pasta. É muito provável que ele nunca seja consultado novamente, no entanto, ele permanece arquivado caso surja qualquer preocupação.

A vida semi -ativa dos documentos pode ser variável de acordo com o tipo de documento e de acordo com o contexto. Um documento legal, por exemplo, pode ter uma vida ativa mais extensa do que um tíquete de serviços públicos.

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Era inativa ou idade histórica (arquivo histórico)

Refere -se ao período final dos arquivos. No entanto, nem todos os arquivos têm o mesmo destino. Dependendo de sua natureza, eles podem ser convertidos em históricos ou destruídos.

Arquivos históricos são aqueles que têm um valor cultural ou de pesquisa. Portanto, durante esse estágio, eles são adquiridos métodos de preservação que os mantêm da maneira mais completa possível.

Estágios do ciclo vital de documentos

A teoria das três idades estabelece em geral as fases fundamentais pelas quais todos os documentos estão passando. No entanto, também existem outros estágios mais específicos que definem a utilidade e a manipulação de documentos.

Os estágios pelos quais um documento está passando depende de seu valor, seu uso e contexto. De acordo com essas características, é determinado quais são as fases que devem passar e quais são as disposições técnicas e administrativas para cada uma delas.

Estes são alguns dos principais estágios pelos quais um documento passa ao longo de sua vida útil:

1 criação: Consiste na criação do documento, em formato impresso ou digital.

2-Sweetiness: De acordo com o formato em que o documento foi criado, ele é armazenado físico ou digital. Em alguns casos, o estágio de digitalização também é considerado, quando faz parte do processo.

3 categorização: Refere -se à organização, classificação ou indexação dos documentos de acordo com os parâmetros estabelecidos em cada contexto.

4-transferência: refere -se à remessa e/ou entrega de um documento de acordo com suas características. Hoje, isso pode se referir a uma entrega por correio físico ou um envio por email como o caso pode ser.

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5 distribuição: Este estágio refere -se a documentos que são para uso público ou necessidade, portanto, depois de serem criados, eles precisam ser divulgados a um certo grupo de pessoas.

Uso de 6 colaborativos: Atualmente, os arquivos podem ser organizados para uso compartilhado e edição. Este estágio é de aparência recente e é considerado exclusivamente para documentos digitais.

7 Consulta: Refere -se àquele estágio em que os documentos são organizados com a intenção de que eles possam ser consultados. Durante esse processo, as disposições de segurança e/ou acessibilidade são muito importantes, dependendo do público que deve acessar as informações.

8-Archivado ou destruição: Este é o estágio final do ciclo de vida de todos os documentos. Corresponde ao momento em que é decidido se tem valor histórico suficiente a ser preservado ou pelo contrário, é destruído.

Recursos

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