Departamento de compras

Qual é o departamento de compras?

Ele Departamento de compras o A área de compra de uma empresa é a seção de uma organização responsável por todas as atividades para a aquisição de matérias -primas, peças de reposição, serviços etc. Fornece um serviço que é a espinha dorsal de muitas organizações industriais, de varejo e militar.

Ele garante que os suprimentos necessários para operar os negócios sejam encomendados e mantidos no inventário. Este departamento está no centro de um gerenciamento bem -sucedido da cadeia de suprimentos e é responsável por minimizar o custo dos produtos ordenados, controlar os níveis de inventário e estabelecer relacionamentos sólidos com fornecedores.

Um bom departamento de compras exigirá fornecedores e monitorará as ordens do começo para a recepção. Ajude outros departamentos a identificar as necessidades, administrar o processo de requisição e obter preços competitivos. Eles geralmente atuam como controladores para garantir a conformidade com os orçamentos.

Características do departamento de compras

Atuar como consultores de gerenciamento sênior

O departamento de compras está envolvido no planejamento e orçamento corporativo em alto nível. Isso torna possível projetar custos de engenharia reversa e explorar alternativas potencialmente mais baratas e/ou de alta qualidade.

Promover a inovação de fornecedores

Mais do que apenas exigindo o menor preço, o departamento de compras trabalha com fornecedores para reduzir o custo subjacente de seus produtos e serviços.

Eles estão intimamente envolvidos com "o ciclo de vida da inovação", da ideia inicial à fabricação e melhoria contínua.

Forneça conhecimento sobre os principais dados do fornecedor

As empresas podem recorrer a essas informações para criar análises preditivas, fornecendo uma visão mais profunda dos mercados.

Manusear e suavizar o risco de cadeia de suprimentos

As crises econômicas ensinaram o valor de estar pendente na estabilidade dos fornecedores. O departamento de compras tem uma visão muito mais clara dessa área do que qualquer outra parte da organização.

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Promover a doação de pessoal ágil e desenvolvimento de talentos

É necessário atravessar os limites funcionais e geográficos para encontrar os candidatos apropriados para o departamento de compras.

Em alguns casos, a resposta está na contratação externa ou no uso de organizações de serviço compartilhadas.

Funções

Obtenção de materiais

Para uma empresa de manufatura, isso pode incluir matérias -primas, mas também pode incluir ferramentas, máquinas ou mesmo os suprimentos de escritório necessários para os equipamentos e secretários de vendas.

Em um negócio de varejo, o departamento de compras deve garantir que eles sempre existam nas prateleiras ou nas lojas produtos suficientes para manter a loja bem fornecida.

É especialmente importante manter o armazém de inventário em um nível razoável. Investir grandes quantias de dinheiro em estoque pode gerar problemas de ações e falta de capital para outras despesas, como pesquisa e desenvolvimento ou publicidade.

Avaliar preços

Um departamento de compras é responsável por avaliar continuamente se você estiver recebendo os materiais pelo melhor preço possível, a fim de maximizar a lucratividade.

Você precisa comparar preços, a fim de encontrar os melhores fornecedores com os preços mais sensatos dos pedidos de tamanho específicos da empresa.

O departamento de compras pode se comunicar com fornecedores alternativos, negociar melhores preços para pedidos maiores ou descobrir a possibilidade de obter produtos com um preço mais baixo de outras fontes variadas.

Pré -aprovação de fornecedores

O departamento de compras avalia os fornecedores em termos de preço, qualidade, opiniões dos clientes e tempo para concluir os pedidos, produzindo uma lista de fornecedores aprovados.

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Monitoramento de pedidos

Os pedidos estão documentados com formulários de pedidos de compra. Eles especificam informações importantes sobre os materiais ordenados, bem como o valor solicitado.

Esses formulários são usados ​​para garantir que os produtos ordenados sejam recebidos e rastrear o tempo que os pedidos levam para concluir.

Trabalho de escritório

O departamento de compras lida com toda a documentação relacionada à compra e entrega de materiais.

Isso representa trabalhar em estreita colaboração com o departamento de contabilidade, de forma a garantir que haja dinheiro suficiente para comprar os itens, que a caixa flui sem problemas e que todos os pagamentos sejam realizados a tempo.

Conformidade política

Antes de fazer uma compra, o departamento de compras deve ser garantido para cumprir as formalidades da aquisição e aprovação do orçamento e deve garantir que os materiais sejam comprados seguindo a política geral da organização.

Importância

Obter custos mais baixos

O departamento de compras desempenha um papel importante na maximização dos lucros dos negócios. Compare preços e negocie com os fornecedores para que a empresa obtenha o melhor preço possível nos produtos necessários.

Você também pode proporcionar economias aproveitando as garantias e descontos que geralmente esquecem aqueles que não são especialistas.

Ajude a economizar, proporcionando uma melhor transparência nos gastos da empresa. Isso negociará melhores contratos e liberará o fluxo de caixa.

Impedir a insuficiência de materiais

O departamento de compras deve identificar quais produtos são críticos para a empresa e tomar medidas apropriadas para proteger sua cadeia de suprimentos.

Para garantir que a insuficiência dos materiais não afete a produtividade, o departamento de compras usa técnicas como múltiplas suprimentos.

Ter várias fontes significa usar vários fornecedores que oferecem os mesmos produtos. Se houver um problema com um fornecedor, os pedidos poderão ser aumentados para outro para compensar a falha.

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Melhorar a qualidade

O departamento de compras ajuda a melhorar a qualidade, estabelecendo metas de desempenho. Em seguida, monitore o desempenho real em relação a esses objetivos.

É fundamental medir características de qualidade usando indicadores para atributos, como durabilidade, aparência do produto ou pontualidade de entrega.

Eles trabalham em estreita colaboração com os fornecedores para desenvolver seus processos e ajudá -los a melhorar a qualidade.

Gerenciar relacionamentos

O desafio do departamento de compras é fazer com que o fornecedor esteja interessado em trabalhar com a empresa. Fazer o fornecedor investir em um relacionamento de longo prazo.

O departamento também precisa gerenciar relações dentro da empresa. Você precisa trabalhar com partes interessadas internas, como marketing, finanças, logística e distribuição, para garantir que todos estejam alinhados.

Encontre inovação

Como o departamento de compras está sempre em contato com uma variedade de empresas externas, está em uma posição ideal para adquirir produtos inovadores que podem fornecer uma vantagem competitiva aos negócios em termos de preço, qualidade ou conveniência.

Exemplos de departamentos de compra

• O departamento de uma fábrica de calçados na Cidade do México, responsável por comprar os materiais para fabricá -los.
• O departamento de uma fábrica de smartphones responsável pela compra de materiais eletrônicos.
• O departamento de um produtor de cinema responsável por comprar ou alugar roupas, veículos, equipamentos técnicos e outros materiais necessários.
• O Departamento de uma cadeia de supermercados responsável por comprar os alimentos necessários para fornecer os locais de uma área geográfica.